在豐田，有句話是：「工作上需要用到的東西，閉著眼睛也能拿到」。換句話說，不能等要用某物品時，才開始想：「我放到哪去了？」找資料要設定一個基本原則「十秒原則」，在豐田的第一線就是如此。

事實上，我沒看過前輩們找工具的樣子。雖然沒有誇張到閉著眼睛就能拿到，但他們沒有找工具，而且動作十分流暢，彷彿一伸手，工具就出現在前輩的手中。

利用三定原則來整理環境

在豐田維修第一線，有許多備用的汽車零件、機油、維修工具以及打掃用具等。這些物品的配置，大致上有幾個特徵，我們普遍將其稱為「三定」。

三定指的是定位、定品、定量，意思是「在明確的場所，放置數量合宜的適當物品」。

有把愛車送進保養廠檢修的人一定知道，以前光是做簡單的保養維修，就得花上好幾天。不過現在已經有所謂的「一日車檢」，甚至是「45分車檢」，有時候只要在休息室稍微坐一下，等待完成檢查和維修。

因應時代的需求，車檢的時間越來越短，也更加考驗第一線維修人員的動作及效率。假如必須在45分鐘之內完成車檢，當然沒有時間還讓你到處找維修工具。這點更突顯了三定的重要性。

定品和定位，也就是安排哪件物品要放在哪裡，重點在於使用頻率以及距離。留意自己常用的東西，讓物品的使用頻率與自己的距離呈正比，將使用頻率高的物品盡量放在離自己近的地方。

我曾提到過，動作越多，就越容易造成經濟上的浪費。所以放置物品的場所，就必須盡量規劃如下：

 配置保持動線流暢。
 不須頻繁尋找。
 不用大動作，如蹲下、站起等。

定量的意思則是放置合宜數量。即使平常可能隨時需要用到，我想也不會有人把備用的影印紙塞到連架子都裝不下。儲存太多備品，只會浪費空間，但類似的狀況，在職場上可說是層出不窮。

不過，用到數量不足時，要記得補貨，因此先決定用到剩多少，要去訂貨。之後，依規定適時補充即可。

排除「3M」

在豐田第一線，為了提升生產力，首先排除「超負荷、浪費、不穩定」。順帶一提，以上三點被稱作「3M活動」（按：因這三個詞的日文發音，開頭皆為M）。

其實，不只豐田，有許多製造業公司，也會排除3M。接下來，我會從動線的觀點，來具體解說，該如何排除工作中的3M。

 超負荷

只要開始處理工作，多少會對行動產生一定程度的負擔。

舉個例子，像是提出企劃書的期限，對自己來說有點壓力；或工作上的安排，讓自己感到負荷過重等。讓我們先來看看「對於交企劃書的期限感到有壓力」。

如果每次編寫企劃書，都要從零開始做起，會覺得有壓力，也是理所當然的事。不論做什麼事情，都得從一張白紙開始思考的話，就算有多少時間都不夠用。

這種情況下，我推薦一源多用。意思是，一種資源（素材），多種用途（多方利用）。例如，在競賽中奪冠的出色企劃，可以視情況不同，進行細部調整，然後運用在其他企劃案上。

當然，這個方法並不是要你直接照套內容，而是參考企劃書的架構。有了可以沿用的架構，會比從零開始編寫要簡單得多，與其從零開始或尋找各式各樣的樣板，這樣更能量產出更符合上級要求的理想企劃。

若工作安排，讓你感到負荷過重時，請盡量讓一個動作，同時產生兩、三種效果，並且將此養成習慣。例如，我曾聽聞的類似案例：

‧新進員工改編了過去參加外部訓練課程時所提出的報告，以應用在撰寫公司內部刊物上。

‧某上司跟部屬拜訪客戶時，選擇搭乘計程車，在車內進行定期面談。

‧某主管為了簡化批准的流程，自費訂製附有印章的筆，這麼一來，即使外出，也方便蓋章。

不只工作，平常在生活中，也能多思考：「這件事跟那件事可不可以一起進行？」以培養高效率的習慣。舉例來說，在泡澡時刷牙；上廁所時看書；邊家事邊做伸展操……即使是微不足道的小事也可以，尋找生活中，哪些事情可以同時進行。

 浪費

假設，A跟B最終獲得一樣的成果，但根據做法不同，所耗費的時間也大有不同。在這種狀況下，比較花時間的那方，可能被認為採取了部分不必要的行動。面對工作，應該隨時問自己，是否採取了不必要的動作，以確保動線流暢無阻。

跟他人一起工作時，也要記得適時向對方報告進度，如此才能了解，彼此的認知是否產生分歧。若在剛開始起步的階段，則要先確認工作的方向有沒有一致。就像在編寫企劃書時，要先確認目次或概要一樣。因為就算事先討論，等到實際進行後，認知也很容易有落差。

需要特別注意的是，參與人數較多時，會有許多不同的意見，容易造成誤會，導致在某個環節出錯，嚴重的話，很有可能得從頭開始。所以要盡可能提早、隨時確認狀況。

此外，花太多時間製作公司內部溝通用的資料，可能也是一種浪費。特別是用 PowerPoint（簡稱PPT）等程式製作簡報用的資料。在做這類資料之前，其實應先冷靜想想，真的有使用PPT的必要嗎？

PPT可以協助使用者選擇適合的字體、設計、配色，讓簡報整體架構更趨完美，而製作這樣的資料時，會讓人覺得自己把工作做得很好。這種感受會讓人沉浸在製作資料的過程中，於是，為了進一步提升完成度，人們便不知不覺花更多時間製作簡報。

可是，公司注重的不是體裁，而是資料本身。所以，若要清楚的表達內容，就必須盡量採取簡單的行動來完成資料，太過執著於細節，只會浪費時間與勞力。

如果只是簡單的說明，我認為用 Word 等工具條列出重點，一張A4紙就夠用了。就算是用手寫的簡單筆記，只要口頭補充能夠說明內容即可。也就是說，用最少的時間，換取最大的成效。

在工作時，只要容許惰性存在，你就會產生很多無謂、沒用的行動。假如有事情讓你感覺很沒意義或太麻煩，則應該全力去思考解決現狀的方法。只要真心想解決，大部分的狀況，都能找到合適的解套方法。

很多人從未試圖解決，只是不斷發牢騷「維持現狀也無所謂……」、「為什麼我得處理這種麻煩事？」在休息時間或應酬時大肆抱怨，可說是最極致的浪費。

 不穩定

許多人安排一天的工作流程時，都會碰到問題。前文曾提到，「要區分適合在早上、下午、晚上處理的工作」，即使是同一個工作項目，在不同時段，工作效率也會有差別，有時可能進展得很順利；有時無法集中，使人倍感焦躁。

只要掌握自己在什麼時段，適合做什麼工作，就能有效改善這樣的狀況。以前我在某個職場工作時，有個前輩總是在傍晚時處理文字工作，但由於他不擅長這類型的工作，所以他一直拖延，結果實際開始動手時，已經快到下班時間了，甚至過了下班時間，結果他只能獨自留下來加班。

把不擅長的項目留到後面再做，就像在暑假的最後幾天趕著寫作業的小學生一樣，因為沒有掌握好時段，於是工作出現問題。人體的節奏與大腦的意識不一定是同步運作。一般來說，在早上的時段，腦部比較清醒，適合進行一些需要創作、腦力激盪的工作。

需要創作靈感的工作，最好在上班前就開始著手進行。因為上班時有很多其他的狀況要處理，很難專心在同一件事上，所以最好在上班前就趨近完成。

到了中午，則適合用餐，以及與人交談、活動身體的工作項目。用過午餐之後，人的注意力會較為渙散，所以比較適合開會討論、搭乘交通工具，或是需要力氣的工作項目。我為了維持一定的集中力，午餐吃得比較少，並且盡量將需要與人會面的行程安排在下午。

傍晚則適合處理固定工作事項或雜務，因為大腦運作一段時間，逐漸感到疲憊，而且意識到下班時間在即，更有助於人們加速處理雜務類工作。不過，這類工作再過不久，想必將被AI所取代，所以遇到不得不處理時，就應該設法迅速解決。

至於每天的工作效率不同、表現得不太穩定的人，請創造屬於自己的例行動作。如此一來，即使心情上有些浮動，也能慢慢穩定下來。請務必留意時段及例行化的重點，消除工作與心情上的不穩定要素。

將常用資料放在慣用手那側

只要以動作經濟為基礎，就能整理出適合自己的物品配置方法。我在這裡重新列出動作經濟原則：

原則1：工作時，雙手要處理同一件事。
原則2：盡量減少需要的基本動作。
原則3：把每個動作的距離縮到最短。
原則4：讓動作更省力。

舉例來說，當右撇子邊講電話邊抄筆記時，通常是左手拿話筒，右手寫字。所以從原則來思考，就是電話放左側，筆記本擺在右邊。同樣的，對右撇子來說，常用的文件資料應該放在右側，才能方便拿取。雖然這些只是小細節，卻能節省你工作中動作的幅度或次數。

我看過不少上班族會把整理好的資料放在櫃子裡，每當要用到時，還得起身走到櫃子去拿；明明是右撇子，卻把文具放在左邊收納盒裡，常常得彎腰或伸手去拿。只要小動作一多，就會浪費一定程度的時間。即使每次只是多花短短幾秒，以年為單位來計算，損失的就會是大量的寶貴時間。

找資料要遵守十秒原則

我認為，找資料要設定一個基本原則「十秒原則」。在豐田的第一線就是如此。

在維修過程中，有時必須用一些挑戰人體極限的姿勢鎖緊螺絲，前輩要是在這時向後輩要求支援：「給我扳手！」如果沒有馬上把工具遞給他，就會被罵。就像外科醫師在手術中，對助手說「手術刀」一樣，如果助手的反應是「咦？手術刀放哪了？」然後才去找手術刀，那可就不是被罵這麼簡單了。

請各位試試看，能不能在十秒鐘內，找到自己常用的資料或備品。如果沒辦法在十秒鐘以內找到要用的東西，那就表示你在整理資料跟用品上，出現問題。＠

本文摘自：《。》，大是文化提供；黃雁整理。

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責任編輯：伊芙