李世珍:升級你的會議技術

李世珍(中山大學企管系講師)

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【大紀元5月24日訊】你還在用會議1.0的方式開會嗎?在業界,很多人都知道,上班最悶的事情,不過於「永遠有開不完的會」。惱人的會議,有的像在聊天,有的像是政令宣達。聊天多於討論的會議,很快就被認為沒有意義,政令宣達型的會議,主管常被認為愛扯,為何不發布公告就好。這些都是會議1.0的方式,也就是討論過程中,彼此很少互動,會議的討論內容、大綱等,由準備會議的人一手包辦,為了要讓會議進行順暢有效率,負責會議的人要事前將所有資料準備好,主持會議的人要按流程,跑完討論的流程,參與會議的人,按會前資料表決相關的討論項目。而這些方法,不論如何強調其效用,得到的結果是「討厭開會」。

開會的目的,無非是增進交流與溝通,並凝聚共識。而這些單向控制型的會議方法,如果真能取得多數人的共識,那組織就不會偶爾舉辦個共識營來凝聚。要辨識組織的會議方法是否為會議1.0,有以下3個面向可以觀察:單向控制、主張多於探詢、會議中常壓抑情緒。單向控制是指會議的進行,必須順暢、有秩序、能掌控,這樣的會議,與會者常覺得自己是來背書而非討論的。主張多於探詢,就是會議中,大家只是丟出已知的想法,從來不去探詢對方為什麼這麼認為,或利用假性的探詢,來迫使對方接受自己的想法。會議中壓抑情緒,是自己認為一些對的觀點,卻掩飾自己對看法的評論,也不鼓勵別人探詢自己的觀點。這樣的結果,很快就會讓同仁討厭開會,甚至虛應了事。

會議2.0的方式,並不在於事前做好萬全的準備、也不在於主持人懂得如何操作會議,而是具有高度互動與對話的特徵:非單向控制、平衡主張與探詢、表達感覺。準備會議的人,重要的是找到好議題,設計討論過程。如果解決問題型的會議,你可以設計4M的程序:Make Clear(What)、Make Sense(Why)、MakePlan(How)、Make Decision,每一段程序,由主持人來引導討論與聚焦。另外,開創型的會議,可以利用群創力討論技術、開放空間技術、世界咖啡館等。而會議之後,如果確定要去執行或下次討論,一定要留下紀錄,讓與會者知道結果,包括目的、議題、行動、負責人、完成日期等。要能落實會議2.0技術,別忽略了平時的練習,我建議組織每隔一段時間,要找顧問或教練調整開會的能力,透過不斷的練習,彼此才能精熟,會議的練習要讓大家多嘗試,並容許從錯誤中學習。那麼,何不升級你的會議技術,讓與會者更愛參與呢?◇(//www.dajiyuan.com)

本文只代表作者的觀點和陳述

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