Chapter 8讓E-Mail傳達特質與專業素養的11個妙招

Eleven little tricks to give your E-Mail today’s personality and tomorrow’s professionalism.

以E-Mail表現個人特色

我經常覺得奇怪，為什麼有人喜歡使用E-Mail信箱中的自動回覆功能寄發休假通知（out-of-the-office messages），因為此舉是將自己從活生生的人類降級成沒血沒肉的機器人。下面是封我最近接到的同類郵件，與其他休假通知沒啥不同，只是名字改了。

這是一封自動回覆的電子郵件，本人目前正在休假，4月1日銷假上班前都無法與你聯絡。謹此通知，本人已經收到你的電子郵件，在本人返回工作崗位之後，會依正規程序回覆。

如果你在本人休假期間需要立即協助，請與本人的助理吉娜．蓋諾伊德聯絡，分機702，她應該會協助你。

如果你是垃圾郵件發送者，請將本人的資料從你的通訊錄移除。

蘿貝塔．機器人　敬啟

拜託，蘿貝塔，有血有肉的人才不會寫這種東西！丟掉那些無聊的格式，寫一封道道地地的電子郵件吧。

讓我們仔細分析一番

「這是一封自動回覆的電子郵件」

好一個開頭，只是沒有人想看這種電腦處理的冷冰冰回信，「自動回覆」這種字眼尤其糟糕。

「本人目前正在休假……」

誰都看得出來妳「正在」休假。

「……無法與你聯絡」

妳是不是到一個遙遠的國家打仗，不幸遭到俘虜，還被單獨監禁，因此完全與外界斷絕聯絡？萬一有什麼緊急事件呢？「無法與你聯絡」給人的感覺很糟糕。

「謹此通知」

好像是法院的傳票。

「在本人返回工作崗位之後」

現在還有人這樣說嗎？「等我回來之後」不就可以了？

「本人會依正規程序回覆」

「正規程序」要等到什麼時候？下個星期？下個會計年度？妳是不是在暗示我，妳必須先回覆一長串比我重要的人，然後再來處理我的郵件？

「如果你在本人休假期間需要立即協助」

首先，「協助」太文縐縐了，大部分人會說「幫忙」。不過「幫忙」其實也不恰當，因為寄信人需要的未必是「幫忙」，可能是為了別的原因而與你聯絡，所以只要說「如果你在我休假期間有任何需要……」就可以了。

「請與本人的助理吉娜．蓋諾伊德聯絡，分機702，她應該會協助你。」

「應該」會協助我？拜託請改成「她將會協助你……」，如果吉娜有困難，她自己會告訴我。

「如果你是垃圾郵件發送者，請將本人的資料從你的通訊錄移除。」

十分愚蠢的說法。難道妳以為垃圾郵件發送者拜讀妳這封電子郵件之後說：「噢，真糟糕，蘿貝塔，妳不希望我們再聯絡妳了嗎？好吧，我們會把你的資料從通訊錄移除。」

人工智慧不如人性智慧

為了證明你是個活生生、會吃飯、會呼吸的人類，下回你休假的時候，不妨如此昭告各方：

感謝您的來信，我休假到4月1日，一回來就會與您聯絡。如果您有急事，請打電話給我的助理吉娜．蓋諾伊德，分機702。非常期待回來後再與您聯絡。

如果你希望凸顯自己的專業風範，但是又想多一點人味，郵件的主旨欄不要寫「休假通知」，改成「我休假到4月1日」。

妙招71　寫封人味十足的休假通知

明明就是一個有血有肉的人，為什麼要模仿機器口吻？如果你只是要說「會發亮的不一定是金子。」又何必寫成「所有會發出光芒的事物，未必全部都是黃金這類礦物。」
　　
撰寫休假E-Mail不必正經八百、拘泥格式，友善的口吻其實更討喜，白話的休假通知並不會損傷你的專業風範。@(待續)

摘編自 《人見人愛的華麗社交》 美商麥格羅.希爾國際股份有限公司 台灣分公司 提供 (//www.dajiyuan.com)