【大紀元2024年11月15日訊】（大紀元記者蔡溶紐約報導）紐約市的承包流程對非營利組織來說複雜而繁瑣。為此，布碌崙43選區市議員莊文怡與「非營利幫助台」（NPHD）14日舉辦線上工作坊，幫助非營利組織了解申請和獲取市議會資金的流程，提升其遵循市府規定的能力，以最終有效地服務於社區。

此次講座主要講非營利組織如何獲取並管理來自紐約市議會的自由裁量資金。自由裁量資金是市議會分配給符合條件的非營利組織的經費，旨在滿足社區需求並補足市政服務的不足。獲取這些資金的過程涉及多個階段，包括申請、預資格審查和合同簽訂等，所有組織無論大小均需遵守相同的規則，以確保公平透明。這些規則的設立旨在保障資金被妥善使用，並確保受資助的組織符合要求且行事正當。

與會者了解到，申請自由裁量資金並不會立即收到撥款，因為這些資金是基於報銷的形式發放。獲得資金的條件包括完成預資格審查、提交合約並通過市主計長的批准。在這個過程中，非營利組織必須登錄並使用市政府的「護照」（Passport）系統。此系統是紐約市與非營利組織之間合約程序的數字平臺，從文件提交到審核均透過此平台進行。組織需註冊並保持帳戶信息更新，如工人賠償和失業保險等文件需定期更新，董事會成員資料也需每年更新。

此外，所有年獲取自由裁量資金少於75萬美元的組織，需參加能力建設培訓並獲得認證。此培訓的證書有效期為三年，並且與完成者個人掛鉤，確保組織內有持證人員，方可維持合約資格。與會者被提醒，即使已持有多年的合約，每年仍須確保所有相關文件在Passport系統中保持最新。

重要步驟與注意事項

在參與紐約市的自由裁量計畫和相關的合約申請過程中，有一些重要的步驟和注意事項是不可忽視的。首先，參與者需要熟悉護照系統，這是與紐約市府溝通和提交文件的重要工具。護照系統的使用和預資格審查過程近年來有顯著變化，因此參加網路研討會和持續學習是必要的。

註冊護照帳戶的第一步是向紐約市身分驗證系統註冊，並提交帳戶請求。在此過程中，使用機構的法律名稱至關重要，因為這是政府識別機構的方式。需特別注意的是，不同名稱（例如DBA名稱）雖然能代表機構，但申請中仍應使用正式的法律名稱以避免錯誤。

在編制預算時，應特別注意市政府對於顧問支出的限制，預算中顧問費用不得超過總額的10%。若選用顧問，需經市府批准，過程較為複雜。一般不建議將顧問納入計畫，因為市府提供資金是基於您的機構有能力完成該項目。申請者應提供詳細的計畫和預算說明，包括計畫負責人聯絡資訊、計畫時間表、服務地點及人群等。應根據預期合理評估服務人數，確保能達成至少85%的預計服務目標。

此外，提供文件是必須的，如授權信、保險證明、衝突利益披露等。尤其是保險證書，必須明確將紐約市府納入受益方以保障項目責任，使市府免受損害。市府對承包組織要求透明，以避免潛在利益衝突，這包括披露機構董事會成員是否在市府任職等信息。

在申請獲得批准後，申請者需在市府供應商系統中建立帳戶，並熟悉發票格式和報銷流程。這個過程以報銷制為主，申請者需保留所有符合規範的收據和文件作為報銷依據，並注意支付僅限於合同有效期間內的支出。

最終，完成合約申請和報銷程序時，應確保所有提交的文件和內容一致，避免因不符而產生問題。假若你打算服務1萬人，至少需要達到服務85%的合約人數，所以最好對預期能服務的人數進行現實的評估。申請名稱也要與其它文件一致，不能隨意改變項目的目的和範圍。例如，他們以為是在支持社區花園，但你的工作範圍和預算卻是針對孩子們的棋藝俱樂部。必須確保資金使用符合計畫要求，並且與機構的執行能力相符。

總的來說，保持清晰、準確的文件和計畫敘述，是確保合約順利執行的關鍵。這樣的細節不僅確保組織符合法規要求，也幫助提昇未來申請和執行市政資金計畫的成功率。

責任編輯：陳玟綺