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（大紀元記者文濟民編譯）三年多來由於全球疫情爆發使得很多人必須採用在家上班的遠距工作方式。但是遠距工作的模式，同事之間與上下屬之間的關係面臨一種新的考驗，彼此之間的信任變得更加複雜和重要。
由於彼此無法即時閒聊、分享社交活動與眼神交流，在遠距工作的環境中要建立和培養信任有其侷限性，尤其與主管的溝通更是如此。
儘管工作模式已經發生了巨大改變，許多人轉換為遠距工作時所經歷的信任不足，也會因團隊成員仍依賴傳統的溝通方式而加劇溝通的障礙。
隨著遠距工作模式擴展到各種領域，不同的工作特質也跟著出現，許多人試圖延續相同的流程、習慣和期望，結果卻不盡理想。人們經常發現，團隊成員不在同一棟樓甚至不在同一個時區工作，需要更加努力協調才能維持彼此的信任。
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如果不採用新的方法建立信任，遠距工作團隊往往會遇到一些不可預期的狀況。例如，Slack和電子郵件等傳統遠距通信工具通常有利於快速訊息交換，但卻無法促成更細緻的對話。這是因為在同一工作時間內，同處一室的工作團隊和遠距團隊之間往往優先進行快速的同步溝通，而不是需要深思熟慮的非同步協作。
當團隊進行遠距協作時，若團隊成員不在同一時間工作，或是一方無法及時回答關鍵的問題時，這種運作方式就會變得更加複雜甚至難以為繼。而且對話進行時若有團隊成員未能上線，或是他們加入對話的時間太晚，溝通也無法進行。
舊的溝通系統要套用在遠距工作的環境中，資訊瓶頸只是費力維持組織信任的難處之一。不幸的是，我們也不能忽視非個人因素與不完整的或無益的溝通所帶來的心理衝擊。資訊瓶頸最終會使團隊成員很難相信他們不會被排除在對話和決策之外，即使是無意如此。溝通不順暢頻繁發生不僅是工作流程中斷的潛在根源，也是人際關係崩壞的禍因。
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再來就是偏袒與近似於偏見的問題，對於那些在混合型團隊中遠距工作的人來說，這是一個值得關注的問題。有的人感到與同事脫節，更糟糕的是感覺自己未能參與有意義的對話和決策。不了解決策是如何制定的或是為何制定的原因，抑或未被邀請參與必要的討論，這通常會導致遠距工作同事認為是因為他們與決策者面對面交流的時間不多。即使出於實際原因他們被摒除於專案之外或未得到晉升，也很難不認為是出於偏見的原因。
要發揮遠距工作團隊的效能就必須陪養高度的信任，尤其是上班重疊時數有限的非同步工作環境。如果比較早幾小時下班的人員未能清晰交代工作訊息，就會讓接班的人員難以正確解讀他要傳達的工作訊息。
當團隊成員不相信某位同事會及時有效的回應詢問或完成專案中屬於他的部分時，他們可能會嘗試完全繞過該同事。這表示要不是越過他們去詢問別人，就是自己承擔更多工作，這些都不是健康的反應。
遠距工作環境要保持信任在於有效的溝通，依實際狀況採用新設計的運作系統和工作流程去取代一些舊有的面對面溝通習慣。
1. 從速度優先改為溝通品質優先
在發出電子郵件之前多花幾秒鐘檢視內容或者花點時間將訊息做更好的編輯，將可讓工作交接得更順暢、減少瓶頸並提高彼此信任程度。雖然一開始可能需要花更長的時間，但這樣做可以大大降低之後發生耽誤的可能性，以免付出高昂的代價。
2. 從溝通不足轉變為充分溝通
雖然您不會想要讓收信者不知所措，遠距團隊成員若能掌握更多完整的資訊，就能減少對即時交換訊息的依賴。縝密和完整的溝通最終可以減少錯誤解讀和誤會的發生，錯誤解讀與誤會都會破壞遠距工作同事之間的信任。
3. 建立溝通規矩
擬定一份簡單的原則做為跟催和後續配合之用，為分享重要信息設立一個最佳的做法，以及為工作交接建立一個雙方同意的流程，這些都有助於溝通、建立信任。
4. 提高決策透明度
如果組織領導者和管理者定出明確的期望，並且進度能夠得到客觀評量，讓遠距工作成員能對決策提供看法，這樣就能大為減少溝通不順暢的機會，降低帶有偏見或敵意的誤解。
5. 溝通工具也需適應新的實際狀況
雖然Slack、Zoom和電子郵件各有所長，但單位組織應考慮建置專用的平台，以便在遠距環境中促進更好的溝通，提高信任度。
我的公司「Bubbles」是眾多此類可以協助組織改善遠距通訊的工具之一。我們的平台可讓使用者發布短的視訊檔、語音檔或文字訊息，並允許收訊人以他們喜歡的任何媒體進行回覆。語音和視訊在播放時會自動產生文字稿，使遠距團隊成員無需催促或進一步詢問即可獲得所需的答案。
我們大多數人一生中都在即時和面對面的環境中工作，但我們養成的這些習慣並不利於需要高度信任的遠距工作組織。因此調整你的溝通方法和工具，讓遠距、混合型或在非同步環境中工作的成員維持高度信任是非常重要的。
轉載自《企業家》（Entrepreneur）
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原文： 刊登於英文《大紀元時報》。
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責任編輯：茉莉
