【大紀元2022年03月26日訊】（撰文／大紀元記者吳約翰編譯）說到電子郵件，請別相信那些說它是一種過時的通訊媒介的說法。舉一個實際的例子，到2025年底，電子郵件用戶將劇增至46億用戶！

還有，電子郵件仍將主導商業界主要的聯繫方式。雖然管理好收件匣是必要的事，但是，這可能耗費時間又令人沮喪。再加上AI人工智能也很可能誤將重要信息給過濾掉，最終反被標記為垃圾郵件。

因此，值得我們花一點時間來好好調整撰寫電子郵件的技能。如此一來，你能改善收件人對電子郵件的參與度，也就是促成更多的閱覽和點擊。而且，還能有助於確保電子郵件發送到正確的收件匣裡。

但是，究竟如何做才能強化你的電子郵件技能呢？ 以下有10種方法可以幫助你撰寫出色的電子郵件，吸引收件人的目光，從而獲得你想要的答覆。

1. 使用吸睛的「標題」

在商業界中，普遍認為「標題」足以成就或損害你的電子郵件，並且有47%的電子郵件收件人僅根據標題來開啟郵件。那麼，什麼算是厲害的標題？

簡而言之，它應該是針對你電子郵件的內容，提供清晰、直接和詳細的描述。知名產品營銷經理與油管網紅傑夫‧蘇（Jeff Su）建議，在必要時，你下的標題應該包含「具體行動要求」。

蘇在哈佛商業評論中寫到，「大多數人都熟悉標題中包含的一般「行動要求」，對吧？」「我的建議是要更進一步，準確地說明你需要收件人做什麼，以及預估他們完成這件事所需的時間」。

「例如，不要寫「關於項目X反饋的行動要求」，蘇的建議是寫「五分鐘：項目X的問卷反饋」。採用這個非常簡單的技巧，有助於收件人了解郵件的需求。所以在這個例子中，收件人需要快速填好一份問卷表。

他補充說，「如果標題不適合寫預估需花費的時間，請具體說明行動的要求」。「例如，不要寫「第四季的支出預算」，而是「請艾隆批准第四季支出預算」。這讓艾隆甚至在開啟電子郵件之前，就知道他要做什麼了。

另一個你也可以嘗試吸引注意力的技巧：使用歌名或電影當標題。根據數據行銷公司Retention Science的資料，以電影名稱和歌詞作為郵件標題的平均開啟率為26%。

2. 適當地向收件人打招呼

在對方開啟電子郵件的同時，你的設定已經定調。如果你是第一次聯繫某人，你如何開場將會影響他們對你的第一印象。然而，不幸的是，大多數人忽略一開始的問候語。

那麼，該如何開始替我的電子郵件起頭呢？答案是根據情況而定。

在繼續往下之前，你應該要知道，開頭的問候語，由兩部分組成。首先是稱呼語，接著是開場白。

稱呼語依個別情況而定。例如，當你要向聯繫銀行或政府機構發送較正式的信息時，最好以「某某先生」（Dear [X]）作為開頭的稱呼語。

對於給同事的或撰寫非正式的電子郵件時，你可以放心使用像「哈囉 『名字』」（Hello [name]」）或「嗨！『名字』」（「Hi [name]」）之類的開頭稱呼語。

另外，如果不確定誰會閱讀你發送到群組的電子郵件，也可以採用「致相關人士」（To Whom It May Concern）來開頭。此外，在稱呼語中，也請留意勿使用限定性別或不具包容性的用語，例如「嗨，男士們」（「Hi guys」 ）或「先生／小姐／女士」（「Mr./Ms./Mrs）。

以下是一些你可以嘗試使用的稱呼語列表；

• 親愛的「名字」（Dear [First Name]）
• 「名字」（[Name]）
• 早上好／下午好（Good morning/afternoon）
• 嘿（Hey）
• 嗨！大家好（Hi everyone）

3. 開場白抓住收件人的注意力

知道如何寫開頭問候語之後，接著要開始撰寫電子郵件內文。

誠然，你的標題決定收件者是否開啟你的電子郵件。然而，郵件能否被讀完，則取決於你的開場白。

對於開場白，你需要用一些你知道會吸引收件人注意的事情來開場。舉例，如果你們有共同的熟識，你可以先打聽收件人喜歡什麼。如果你們沒有共同的聯繫人，請透過查看他的社群媒體帳號，好挖掘一些所需的信息。

如果是向熟識的人或同事發送電子郵件呢？那麼當然，開場白就不是很必要。不過，如果你這樣做了，也是不錯的主意，這樣他們對情況能有所了解。最簡單的開場白是從問「為什麼」開始。畢竟，我們都像蜜蜂一樣忙碌，沒有時間玩猜謎遊戲。如果你快速地回答「為什麼」，將能更快地吸引他們的注意力。

4. 避免「長篇大論」

如何區分什麼是最好的電子郵件？ 首先，不使用過度華麗的語言。舊金山灣區的寫作教練喬安娜·庫特拉拉（Joanna Cutrara）認為，撰寫者應該盡快呈現出自己的立意。她說，如果可能的話，將電子郵件控制在五句話以內，且每個段落，也控制在三句話以內。

「如果你正在寫一封連你都害怕閱讀的電子郵件，那麼你為什麼還要將它發送出去」？庫特拉拉強調。

如果你必須發送一封較長的電子郵件，請確保格式正確。必要時，可以使用註冊會計師賽斯·瑟里海科（Seth Serhienko, CPA） 建議的粗體字、項目符號或編號列表。這樣一來，如果你的讀者正在快速瀏覽你的信息，那麼這些提示就會很有價值。

「如果你只是發送一大堆文字，對方就會錯失掉一些信息」，瑟里海科提醒。

5. 寫出明確的行動要求

無論你是否已在標題中包含「行動要求」，請確保也一定要納入電子郵件的正文裡。因為收件人無法讀懂你的心，所以，除非你告訴收件人下一步該做什麼，否則他們將不知要如何進行下去。

例如，當你要求對方完成某事時，你應該提供明確的指示。所以，如果你想邀約面試，請向對方說明清楚。或者，更好的是，附上你可以的日期，以便收件者能夠從中選擇他們可以的時段。然後，如果你需要他們在特定日期之前回覆，請讓收件者知道何時需要回覆給你。

清楚的「行動要求」（call to action, CTA ）應包括以下內容；

• 提供詳細信息和日期
• 段落應由單一句子組成
• 如有多項要求，應分解為步驟
• 需要的時候可以用粗體標示

畢竟，獲得你想要的結果最有效方法就是寫下明確的行動要求。因此，請務必好好運用它發揮你的優勢。

6. 提供充足的信息

有時候，電子郵件可以提供多種信息或結果。遇到這種情形時，請列出收件人可能想要知道的選項。

為什麼？這樣做可以讓收件人根據不同的選項做選擇，而無需再回信要求你提供更多的信息。如此不僅大大減少電子郵件的往返，也避免你一再重複信息。

7. 寫出令人期待閱讀的電子郵件

專業人士通常每天收到120封新的郵件，還有超過200封的電子郵件在收件匣中；而他們通常只會回覆其中的25%。所以，可想而知，其中很多電子郵件被忽略也就不足為奇了。

即使你已經做到了上述所有的要點，但這並不意味著人們一定會很高興地收到你的來信，更遑論要再點開閱讀。那麼，我們為什麼不試著給他們一些期待呢？

除了如實告知你的意圖之外，你還可以嘗試看看亞歷山德拉‧法蘭森（Alexandra Franzen）的這些建議，撰寫出更多鼓舞人心的電子郵件；

• 每封電子郵件都應該包含一個「大創意」。
• 使用陳述句，而不是開放式提問
• 出奇地大方
• 提出批評時要尊重和具體
• 展現你符合人性的一面
• 如果可能，請在你的電子郵件中包含讚美，而不僅僅是要求或請求。
• 如果可能，用你能想到最美麗的辭藻來做結尾。

8. 發送電子郵件的時間

根據睡眠諮詢平台Sleep Advisor在2020年的一項調查指出，大約54%的美國人在醒來後1個小時內，會查看他們在工作上的電子郵件。

2021年美國《電子郵件使用情況》（The State of Email Engagement）也和上述有同樣的發現。該報告稱，電子郵件最常在早上被閱讀。郵件點閱從早上6點左右開始，通常在上午9點到中午之間達到高峰。

因此，你有兩個選擇。首先，儘早發送出電子郵件。或者，試著等到收件者有更多時間來瀏覽收件匣，但這可能不容易發生。

如果你早上的第一件事是寄送電子郵件，很可能會音訊全無。然而，如果稍晚一些再行寄出，有可能可以避免被完全忽略。

要找出最佳發送電子郵件的時間，需要反複的嘗試和經歷錯誤。在給位於另一個國家或別州的人撰寫電子郵件時，也需要考慮時區。對你來說，可能是下午1點，但對他們來說，很可能已是下午6點，也就是他們的下班時間。 因此，請考慮你的收件人，以及他們的注意力何時是處於最佳狀態。

9. 做最後校對

撰寫非正式的電子郵件時，偶爾出現小錯誤，其實無傷大雅。如果你總在完美主義裡掙扎，這可能也是一種解套的辦法。但是，與此同時，這些錯誤也可能會造成誤解，例如，弄錯會議開始的時間。在專業通信的場合，這就有損你的聲譽。

考慮到這一點，每次發送郵件前，請針對電子郵件的內文進行一次最後的通讀，檢查是否存在任何拼寫或語法錯誤。你也可以考慮使用英文修改軟件Grammarly或Flowwrite等工具幫助你找出這些錯誤。

10. 以正向思維結束電子郵件

要撰寫出色的電子郵件，你需要不斷地在工具箱中添加一些工具。其中之一就是信息末尾的結束語。除了表達出你的感激之情和設定好的期望之外，這些結束語還可以看出你願意伸出援手的承諾。

結束語的一些建議例子：

• 感謝你的幫助／協助／支持／時間
• 我期待你的回音
• 如果我能以任何方式提供幫助，請與我聯繫

上面的例子，請盡情運用各種方式調整符合所需。透過練習，你將能夠掌握溝通技巧。最終，你會有信心撰寫出能反映你的語氣和個性的電子郵件，同時也讓你想要傳達的信息，響亮而清晰。

轉載自《行事曆》（Calendar）

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原文：刊於Calendar網站。

責任編輯：茉莉