洛經文處新服務系統 僑民受益獻花感謝

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【大紀元2020年12月02日訊】(大紀元記者袁玫洛杉磯報導)駐洛杉磯臺北經濟文化辦事處11月30日推出「領務網路預約及登錄查詢系統」新型態服務,處長黃敏境表示,系統是全世界外館第一套實用性、為民服務有效性的專用系統,紓困領務,節省人流、物流,符合政府防疫規定,保護僑民和工作人員的安全。僑民劉小姐在辦理授權書時,身受其益特別獻花表達感謝。

駐洛杉磯臺北經濟文化辦事處12月1日說明「領務網路預約及登錄查詢系統」新型態服務。僑民受益獻花感謝。(袁玫/大紀元)

為何推出該系統,12月1日,黃敏境說明,今年3月開始疫情越來越嚴重,受到大家的注意,當時前經文處處長朱文祥大使曾說過疫情會延續、領務事宜量會增多,恐造成僑胞及民眾的不方便,因而領務組就研議解決及紓解壓力方法。到了5月份,發覺郵件量越來越多。

駐洛杉磯臺北經濟文化辦事處12月1日說明「領務網路預約及登錄查詢系統」新型態服務及在開放時間等内容。(袁玫/大紀元)
網頁。 (袁玫/大紀元)

其實,在籌劃新館時就設有領務網絡預約,之後到現場來辦理,但碰到疫情的擴散,5月份領務組就要求廠商將網絡領務系統單獨拿出先做,用免費軟體試用3個月,直至7月底,但發現該軟體不適用且很多缺失,雖可以控制時段人流管制,但在領務案件越來越多的時候,郵件、案件用人工查詢很難掌握,民眾也很難確知他們的郵件是否已經寄到處裡、進度如何。為此,在8月要求廠商儘快地發展目前這套新系統,結合本地廠商和臺灣學校專業教授一起協助,研發出這個全世界外館第一套專用系統,而其它外館有的是使用一般市面軟體系統加上一些修正。

他說,因在疫情期間,太多民眾致電查詢,10條線都不敷使用,因此這套全新系統非常重要。有這個系統僑民可以預先預約,屆時按照預約時間來到現場,不用等候,避免群聚,又能有效防疫。

黃敏境表示,物流方面,民眾不需要一直電詢,只要上網登錄,民眾和領務組都能有效查詢了解進度,登錄完成;案件送出,領務組會Email回覆,減少很多效力不彰、民眾抱怨的情況。經過測試,每天電話量大幅減少,民眾不需要致電詢問有些簡單的問題。

黃敏境特別提到,新到任的副處長林暉程首先及時發覺網站的不方便性,依照統計民眾最常發生的問題,設計出網頁上的幾個捷徑,民眾方便又快捷找到答案。目前週一、二、四早上9-12點開放,疫情期間開放的為急辦案件,如授權書、退休金的證明、委託書、首辦護照及人道的緊急事件。處裡會因應情況修改改進,使該系統更完善,希望該系統更能符合民眾需求。

林暉程表示,因疫情改變了許多生活型態,處理業務為顧及民眾安全健康考量而設計此系統。不過,新系統需要時間及測試的累積,歡迎民眾提供建議,經文處將及時精進該系統。

開放時間,確保民眾安全,先到經文處設有測溫器、消毒液的104房間報到;報到完畢,有專人帶到7樓辦公室,確保每次進入辦理人數不超過政府規定人數,保持社交距離;如行動不便的老人家,可請親朋代勞。

領務組陳雅玲表示,非常了解民眾的需求,曾經一天有1,000通電話,疫情最嚴重時一天有百多個郵件,因此有郵件和網絡預約是最有效的服務方法。

僑民劉小姐表示,在辦理授權書時,感覺該系統非常清楚簡單,很好操作,比郵件節省很多時間。◇

責任編輯:李欣

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