在電腦應用於商業的初期，許多公司紛紛成立電腦資訊部門（MIS）負責電腦硬體和軟體的維護和應用，並且將企業的高階主管和各部門的經理和承辦人員所需要的在電腦應用於商業的初期，許多公司紛紛成立電腦資訊部門（MIS）負責電腦硬體報告由列表機印出來，並定期送給他們。

這些要列印的資料有幾頁的，也有數十頁或超過百頁以上。由於要求列印資料的需求越來越多，電腦部門的工作量增加，用紙量也增加，於是電腦部門的經理要求，若是列印的報表超過一百頁的，都要事先取得部門主管的批准，電腦部門才會定期列印和傳送。

這個規定公布之後，要求列印一百頁以上大量資料的情況減少了，電腦部門只接到一個人提出申請，因為他要定期將這些列印的報告整理和歸檔。換句話說，原本由電腦部門主動列印和傳送的報告，並沒有人真正在看。

企業某些主管往往為了某些一時的用途要求部屬或別的部門定期提供一些報告，但是隨著主管的工作內容改變或異動，某些報告已經失去參考的價值，卻仍然一直在作或處理而不知。某些定期如每週或每月的報告，只是備而不用，失去報告的價值。

要知道一份報告有沒有需要製作或列印？最簡單的方法就是作好之後，故意不送給某些特定的人或部門，如果對方沒有主動來索取，表示這份報告對他/她是可有可無，就可以從分送的名單上去除。

在資訊氾濫和爆炸的時代，如何減化資訊的處理、應用和傳送，也是一門學問。@

摘編自 《管理拾穗部落格》 安瑟管理Arthur 提供

責任編輯：武曉玫