有些工作三天兩頭就會做一次，有些工作可能只有每年特定時期才會做，如果能準備好「說明書」與「檢核表」之類的資料，並妥善運用，工作速度就能更快、做得更正確，出的錯也更少。

「說明書」主要寫明工作的順序。有了它，做事就能毫不遲疑、進展順利。

「檢核表」則是在工作完成前，用來檢查工作內容，確認有沒有錯誤或遺漏。

你也可以將說明書與檢查表結合在一起，也就是按工作順序設計的檢核表。

剛開始製作說明書或檢核表的時候真的非常麻煩，很容易讓人覺得：「反正每年也就做一次，今年做得好，明年一定也做得好。」不過完全不是這麼一回事。只要做好這兩份資料，就可以用上大半輩子（當然，維護修改還是需要的），所以請務必製作完成。尤其是一年只做一次的事情，要完全靠記憶回想起執行順序，可說是難如登天；不過只要有說明書與檢核表，自然就不需要靠「回想」了。這麼一來，既能馬上動手，又不需要煩惱順序前後，做起事來自然快又順。

接下來為大家具體說明一下做法，先從說明書開始。

首先，在進行某項工作前，請打開Excel檔案（當然也可以用手寫）；接著一邊處理，一邊將順序詳細記錄下來。

至於寫法，只要看得懂就行了。內容不用太過詳盡，不過要能讓別人看得懂、讓後來看到的人能跟著照做就行了。

接著是檢核表。同樣先打開Excel檔案，每個步驟做完的時候就列出檢查項目。這些列舉項目必須是「工作正確結束的條件」，例如「○○與△△的數字一致」。而每一項都要加上可以打勾的方塊「□」。
說明書與檢核表不僅在自己的工作中可以派上用場，交接時也非常有用。

「交接」的結果常常會受到交接者的理解程度影響，使得工作很難一次就交接完成，所以才要先做說明書與檢核表，需要時就能派得上用場。

有一位稅務士前輩Y先生，他非常懂得運用說明書與檢核表。Y先生將大量工作委外發包，而接案者只要利用Y先生製作的說明書與檢核表，就能順利進行工作，拿出好成果。

如果不用說明書與檢核表，每次都靠直覺與記憶做事，那麼就要常常花時間回想相關細節，卻很可能搞錯或遺漏，事情自然做不好，結果又要花更多時間。這就成了典型的「做事拖拉的人」。

製作說明書和檢核表是一件有點麻煩的事，但請務必把它們做好，並實際運用，成為「做事俐落的人」。

◆ 做事俐落的人，連未來的效率都很在乎！
摘自《做事俐落的人，做事拖拉的人》 究竟出版社 提供