你手邊有許多他人交辦的工作、還沒進行的工作，以及自己想做的工作。讓我們想想：這些事情該怎麼排出輕重緩急的順序呢？

我想各位都聽過一個方法，按照工作的重要性與急迫性分成四個象限，把工作分為以下四類：

一、重要而緊急的工作　　　二、重要但不緊急的工作
三、不重要但緊急的工作　　四、不重要也不緊急的工作

區分「緊不緊急」並沒有想像中困難。因為每個人都知道，緊急與否取決於是否有期限，或者對後續工作的影響程度。

重點在於如何區分「重不重要」。

每個人區分的方式都不同，而我重視的是對未來的影響。也就是說，我認為對未來有正面影響的工作就是「重要的工作」，做了對未來也沒什麼影響的工作，或者只會影響現在的工作，就是「不重要的工作」。

假設你已經把手邊的工作分成前面所說的四個類別，應該從哪一類開始做？

優先度最高的是「重要且緊急的工作」，我想大家應該沒有異議吧。既然這件事情又重要又急迫，那麼不做不行。但其實這種工作很少出現。

第二優先的是什麼？從這裡就能分辨出「做事俐落的人」與「做事拖拉的人」。

「重要但不緊急迫的工作」，排在「不重要但緊急迫的工作」之前。自從我開始注意這點之後，工作不但更順手，處理速度也加快了不少。

「不重要但緊急的工作」其實不少，我想大部份都是上司、客戶，或者其他地位高於你的人所交辦的工作。

這種工作總是接二連三，就像打球一樣，去了又來，來了又去。如果你只知道做這些事情，而且樂在其中，就不可能去處理「重要但不緊急的工作」，對未來也毫無助益。既然對未來毫無助益，無論做多少，都不可能學會新技能。

請務必保留時間給「重要但不緊急的工作」。方法就是「預留時段」。例如，事先決定下午一點到三點是「重要但不緊急的工作」的專屬時段。如果不這麼做，時間就會被其他不重要的工作搶走。如果懂得保留時間給「重要但不緊急的工作」，未來才能有光明可言。

人生只有一次。用自己的腦袋思考、以自己的方法做自己選擇的事情，這樣的人生不是更有意義嗎？

◆　做事俐落的人，重視「重要但不緊急的工作」！

摘自《做事俐落的人，做事拖拉的人》 究竟出版社 提供