工作要順利進行，關鍵在於「工作管理」，也就是「幾點幾分做這個，十五分鐘後做那個……」之類的管理；工作管理不需要太精細，只要做到「今天做這個跟那個，要花我多少時間」對工作就有相當大的助益。

我對工作管理的概念就是「先有個大目標，再從它逆推出需要達成的小項目」。也就是說，我必須將目標細分成許多小工作，才能進行管理。

我想絕大多數的商務人士都會做工作管理（比如每天的待辦事項清單），但是能針對每件工作掌握所需時間的人，卻出奇的少。其實「針對每件工作管理時間」也相當重要。

光是把「本日待辦事項」抄在紙上、記在電腦或手機上還不夠，如果不能掌握每件工作要花費的時間，你就不知道能完成幾件事，也不能掌握事情做完的時間。

如果你認為「我的時間用不完！」也就算了，但一般人應該不是這樣。

所以「本日待辦事項」務必在自己決定的時間內完成，明天也一樣、後天也一樣……久而久之，自然能在期限內達成目標。

說到針對每件工作管理時間，其實有兩大優點。

第一， 可以避免設定太多待辦事項，就不會有事情做不完的問題。

我就曾經碰過這種狀況，雖然有很多事情想做，卻無法掌握要花多少時間，結果每天都做不完。這種日子一旦持續下去，就會累積很多壓力。

仔細想想，這些壓力完全都是自己搞出來的，實在蠢到不行。後來我懂得先掌握每件工作的時間，再設定今天要做哪些事，就沒有這個問題了。

第二， 可以設定結束時間。

很多人想不到這一點有多重要。如果不能掌握事情做完的時間，就會常常加班到天亮；這不但對健康有害，又會影響隔天工作，最後造成工作產能下滑，成了「做事拖拉的人」。

如果你能設定結束時間，就能保留「投資自己的時間」。

比如說，你決定「下午六點之後要專心念書」，假如不知道該花多少時間才能做完該做的事，那麼六點之後的黃金時段也會因為事情沒做完而遭到壓縮。

請掌握每件工作需要的時間、進行管理，保留珍貴的個人時光。

「做事俐落的人」對時間非常敏感。

請先算出自己必須完成的工作數量，以及每件工作的處理時間吧。

◆　做事俐落的人，能清楚掌握每件工作需要的時間！@

摘自《做事俐落的人，做事拖拉的人》 究竟出版社 提供