【大紀元2013年01月18日訊】（大紀元記者吳英編譯報導）古人常說：「一日之計在於晨，一年之計在於春。」為迎接2013年嶄新的一年，一些專家針對如何成為更優秀的主管，分享秘訣及提供建言，《華爾街日報》特別整理並報導如下。

禁用電子郵件「全部回覆」的功能

「全部回覆」是最受詬病也最容易引起麻煩的功能，不僅會使公司的信箱塞爆，有時也會讓寄件人犯下最丟臉的錯誤，其嚴重性可能僅次於按下發射核武器的紅色按鈕。

專家建議企業禁用「全部回覆」的功能。事實上，有些企業早已這麼做了，例如資料研究公司尼爾森（Nielsen）。該公司首席資訊長在2009年的一份備忘錄中說，實施禁用「全部回覆」功能的措施，可以減少電子郵件信箱中的非必要郵件，並因此而節省時間及釋放伺服器的容量。

微軟公司的Outlook郵件系統已提供免費的「不要全部回覆」（NoReplyAll）功能，並允許用戶阻止收到「全部回覆」的郵件或轉發郵件。此外，Sperry Software公司已開發「全部回覆監控程序」（Reply to All Monitor）的軟件，每當用戶點擊「全部回覆」時，電腦會彈出詢問信息，以利用戶仔細思考是否真要這麼做。

不畏困難

要想在職場成功的不二法門不是「早出晚歸」，而是有系統地培養非常具有價值的技能，這需要不畏困難以及付出努力的代價，勤加練習。

專家說，新的年度應全力以赴發揮所長，而不是停滯在原有的工作模式。在這方面的具體建議是，首先必須設定超越目前能力的清晰目標，並列出邁向目標的具體行動。

以風險投資家為例，假如設定的目標是提高與潛在投資客戶通話並促成後續交易的機率，則其可採取的具體行動包括盡最大努力每週撥打一定數量的電話給投資者。

其次，希望超越自我的人還應尋求回饋，否則可能停留在停滯階段。例如與投資者通話的風險投資家可以仔細地記下成功的通話與失敗的案例，以了解二者間的差別，或者還可以請同事一起聆聽通話內容，並尋求反饋意見。

最後，專家說，必須超越自我，強迫自己離開「舒適地帶」。如果不受約束的話，許多員工或許整天都在回覆電子郵件。但是，他們應該學會提高技能的方式，就像健美選手努力消耗肌肉一樣的努力。

說服的力量

眾所周知，成功的主管必須擁有說服別人去做事情的能力，但如何能具備這項能力，則是很大的挑戰。專家提供一些簡單的技巧，包括利用社會規範創造共識，以激勵人們參照他人的行為模式。

管理者可以採取「從試驗中學習」的方法來確立社會規範，先從小群體或小區域展開，試探是否可加以利用，進而建立社會規範。另外，也可藉由可能引發的損失，製造壓力促成想要達成的結果。

例如在一項研究中，一群高級主管收到有關科技項目的提案，並面臨兩種情境：第一種情境是如果該提案未獲採納，公司可能會虧損50萬美元；第二種情境則是該提案有可能帶來50萬美元的盈利。在這項研究中，第一種情境獲得通過的票數是第二種情境的兩倍。

學會如何「折磨」別人

員工通常期待主管能更體諒他人，但「體諒」與「和善」是有差異的。有時主管必須稍為讓員工受到「干擾」，以提高其工作效率。例如，有時要求不喜歡與人接觸的軟件開發工程師接聽民眾的抱怨電話，以改善網站的問題。

這種近似「折磨」員工的方法，可以改善員工有時可能疏忽的細節。接聽客戶問題或許會折磨軟件開發工程師，但當這些工程師重複聽到同樣的投訴時，他們就會思考解決方案。

有些餐飲業找到的刺激員工專注工作的折磨方法是，收銀員如果未提供客戶收據，客戶可得到免費的一餐，且由收銀員付帳。這是一個讓人懊惱但可以達到加強自我監控效果的方法。

針對這個方式，專家提醒盡量不要採取金錢獎勵的方式，否則可能會衍生員工為了領取獎金而假造績效的問題。

重新擬訂「待辦事項清單」

每個人都有擬訂待辦事項清單的經驗，它是一個不錯的方法，但它的最大功能只是「登記」事情，但無助於「事情的完成」。

專家認為，重點是要明確為了達成目標所必須採取的行動，並將行動分解成若干具體步驟，逐步完成。另外，為了避免機會的稍縱即逝，影響事情的完成，專家建議必須制訂「如果怎樣──那麼就怎樣」的計畫，以利確認付諸行動的時間及地點。

例如「到了下午三點，必須做什麼事」或「每週一及週五，上班前要去健身房」等計畫內容。用這個方式，督促自己朝目標邁進。

（責任編輯：陳俊村）