傳統郵件整理方式

(一) 拆信法則與注意事項

秘書每天都會收到無數可觀的傳統郵件，這些郵件有一半可能都是廣告信函，幾乎沒有必要拆封，可以直接扔掉就好。

另外需要留意的郵件不外是三種：第一是開會通知，這要立刻登記在郵件登記簿上面；第二是法律文件，包括信用狀和財務憑證，這些不僅要登記還要立刻轉交相關單位辦理；第三是主管私人函件，這些如果封面寫明是「密件」，那就不能拆封。

郵件開封以前要在信封上註明收件的時間，開封之後立刻用迴紋針將所有資料別好在一起，不可零散各處，開封的時候秘書要用剪刀沿信封信頭上剪開，小心翼翼不可傷害到信封內部的文件。

(二) 信件的摺疊法

信件的摺疊方法很重要：首先是中式的摺疊方法，中式信紙文字向外，如果是上下書寫，則首先把左右對折，然後由下朝上摺疊三分之一，再由上往下放入信封內；如果是中式信紙左右橫式書寫，則先由下向上摺疊三分之一，再由上而下摺疊三分之一。西式折信方法與中式橫寫相同，但是文字在內，以保密為優先考慮。

(三) 公文附件的郵件處理

公務文書有時候含有諸多附件，例如，帶有支票，帶有相片或光碟片，還有的附有說明書等等，這些都需要仔細核對，並且另外處理。

支票或是法律文件必須另外登記，發交相關單位；相片或光碟片必須仔細整理是否正確無誤，再提交上級處理；計畫書或說明書則以分開放置為原則，不一定要隨文分交各單位瀏覽或是會件。

(四) 郵票的收存

秘書有集郵習慣的人，絕對不可將美麗的郵票據為己有，郵票上面往往蓋有時間的戳記，這也往往是法律對於信函的憑證，因此並不能在處理信件的過程當中，就把郵票從信封中剪下。

(五) 錯誤拆封的法律問題

秘書可能會忙中有錯誤拆了不是自己單位或是主管的信件，這在法律上是構成犯罪的事實，不可不慎。如果真的誤拆，那就必須在原來的基礎上，把信重新裝好，信口封上之後簽名註明誤拆，以示負責。

如何管理 e-mail 文件

(一) 找出郵件高流量期

透過網路郵件是永遠不停歇的流動，秘書不可能 24 小時都盯著郵件，必須要有自己的選擇性。

想想看這個行業的特性，郵件通常是什麼時間來往最多？如果不知道的話，可以選擇一天來研究一下，平均一天上班的八小時，郵件到底集中在哪些時段進來？找到時間點之後，就知道何時收件、回件最恰當了。

(二) 立即下載、分類

早上進入辦公室當然就要閱讀文件了。這時候秘書最好使用Outlook 裡面的規則精靈，讓所有的郵件能夠自動分類成為不同的資料夾，當然在這個過程當中，可以自動過濾掉有毒的文件和廣告郵件，如果沒有自動過濾分類的功能，那就先手動把各種文件分類過濾，不需要的文件立刻刪除。

(三) 儲存檔案之前檔名需要更改或加減

處理文件的過程中，有些可能需要立刻儲存。這時候秘書要費點功夫，檢查一下原件所設立的檔名，會不會模糊不清的讓人看不出這是個什麼文件，例如，「class」這是指什麼？「invitation」到底邀約什麼？

這一類的來文，秘書都必須加以轉化，要把檔名修改之後，才能夠清楚的提示這個所儲存的郵件，是什麼內容。

(四) 立刻將對方的電子帳號存入通訊錄

檢查郵件的同時，秘書要確認這個郵件的寄件者，是否是個新人，若是第一次通郵件，那就要立刻把他的帳號，存入通訊錄裡面。

這件小事很容易忽略，等到下一封郵件閱讀的時候，或許把這封殺掉，那也就找不到這個人的帳號了。

現代人通常有很多個帳號，令人搞不清楚到底哪個是最新的，這時候秘書也要設法更新一下，哪一個才是最正確、最常用的帳號。

(五) 個人資料與公務分開

秘書經常在辦公室因為閱讀自己的私人郵件，而受到處罰。事實上，私人郵箱是不被允許在公司出現的，更何況利用上班時間閱讀回覆，更是應該在禁止之列。

不過很多公司網開一面，限制沒有如此嚴格，這時候就要用不同的帳號或是資料夾，來處理秘書私人信件，公私分明。

(六) 分類可以用網路文章、重要 e-mail 和個人資料三種

秘書在郵件的分類上需要花點功夫，因為這就是檔案管理的基本問題，分類整理越徹底，將來找到的機會越大，所產生的效率越高。

有些人會蒐集一些網路文章，當作資料蒐集或許很好，但是還是需要仔細分類，才不會越變越大，將來不知道從何找起。凡事也要分優先順序，可以建立 1、2、3、4 級別的郵件，特急的當然要率先回覆。

(七) 每隔半個月刪除過期的資料

過期的檔案要多久收拾一次？答案是至少半個月就要大整理一次，否則許多過期無用的，就會占用很多空間。

空間就是時間，也就是時效，不要放任自己的檔案資料夾越來越多，越來越大。反正現代的處理器很快，就讓郵件資料無限度擴張，這是個錯誤的觀念。

(八) 備份

相信每個秘書都有遇過電腦中毒的經驗，當電腦跑得越來越慢的時候，就要留意電腦是否已經快要中毒了。

秘書一定要有備份的觀念，把平常非常重要的檔案，用第二個硬碟儲存起來，並且要異地備份，以防萬一。

(九) 先與主管溝通區分等級

秘書每天處理的工作和文書很多，主管會等得不耐煩，這時候就要事前與主管溝通，知道哪些是提前需要的，哪些是可以延後回覆的，如果自己不知道如何區分等級，那就要送請主管核決事情的等級高低，否則秘書自做主張，往往會壞了大事而不自知。

(十) 協助主管文字輸入

時至今日，還是有很多主管對於網路郵件不太會使用，甚至於對於文字輸入這樣的事情，速度很慢或者是經常犯錯，秘書因此得協助主管處理更多相關的問題，並且要幫忙主管學習使用更簡單便利的輸入方式，以便他能早日自行處理比較機密性的文件。

(十一) 加密設定

對於公私分明的解釋很需要注意的一點，就是網路上的私密性。大部分的公司都有密碼來鎖訂某些層級的閱讀文件級別，但是對於秘書而言，通常給予的權限會比較高。

如果是這樣，就必須了解哪些文件不可任意將附件或是本文轉給不相干的人。@(待續)

摘編自 《優質秘書養成術》 書泉出版社 提供