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職場生涯

拖拉人的必備工具:待做清單(上)

如果你是結構式拖拉人,你很可能會在心中列出接下來數天、數周、數月、甚至數年內要完成的事情,說不定你已經寫在什麼地方了。

而那些列在清單最上方,激勵你去做其他看似較不重要事情的任務,通常有著至高的重要性。不過,這種至高重要性通常因為若干原因,導致實際上根本就沒你想的這般重要。

我就稱這份清單為你的「優先次序清單」(priority list) 吧,這份優先次序清單會常駐你心,可能是一天、一周、一個月,如果你的清單裡頭包括「學中文」這種目標,這份清單大概會終生伴你左右。

不過,本章節要談的是另一種清單:每日待做清單(daily to-do list)。很多拖拉人都會用這種清單,你可以把它想成是為了提醒你該做什麼而存在的清單,的確頗有提醒效果。但這不是每日待做清單的主要目標。

每日待做清單的主要功能在於,讓拖拉人體驗每做完一項任務就可以在清單上打個勾勾的感覺。

在清單上項目旁的小框框內打勾,或是豪氣干雲地打個叉,都可以帶來心理上的激勵。我們可藉此感受到自己是行動者、成就家,而非什麼都不做的懶蟲,每日待做清單給了我們心理上的前進動能。

你可以在電腦上製作自己的待做清單,其實很多應用程式或網站(像是Outlook、Gmail和LazyMeter.com)都提供了還不錯的清單選擇。

但這些還稱不上是最好的清單類型,因為當你完成任務、在清單項目旁打勾時,這項任務就直接從清單中消失了。

如果可以設計成一條粗紅線大筆畫過那項任務,伴隨小小的勝利歡呼音效,使用者應該會感到更心滿意足。不過我目前還沒有找到有這種效果的應用程式就是了。

我盡量在睡前寫下隔天的待做清單,放在鬧鐘旁邊。清單內容通常以此為開端:

1. 起床,離開被窩。

2. 關掉鬧鐘。

3. 不要按鬧鐘的延遲提醒鍵。

4. 不要睡回籠覺。

5. 下樓。

6. 沖咖啡。

等到我坐下來喝第一杯咖啡時,我已經可以在六個待辦項目旁邊打勾了。這種感覺極好,而且清單看起來也頗有可觀之處。

我高成就的一天即將要開展了,雖然我不需要清單特別提醒自己做上述事情,但我需要做完之後得到一種拍拍肩膀般的支持感。

而我唯一可能得到這種支持感的方法,就是製作一份待做清單,這樣我就能在完成項目旁邊大力畫個叉。

將每份工作拆解成許多小部分,每做完一部分就好好的鼓勵自己一下,這種作法可是相當有憑有據的。

《道德經》告訴我們要「為無為」,我是在羅伯.茂瑞教授(Robert Maurer)的作品《從細微處改變你的人生:日式「改善」之道》(One Small Step Can Change Your Life: The Kaizen Way)讀到這句話的。

日文中的「改善」(Kaizen),是指經由完成一個個可實踐的小步驟,日日不斷精進的工作哲學。

而且如果你說你採行的是日式「改善」法,而不是說「練習少拖拖拉拉一點」,聽起來就像是在學某種武術,還滿酷的。

然而,有時非做這個步驟不可,將大到嚇人的工作拆解成一個個比較不嚇人的小部分。那種時刻很罕見,但出現了就很可怕,那就是平常賴以使用的結構式拖拉失靈的時候。

平常你可以藉由做其他相對不重要的工作好拖延真正重要的工作,但這時候出於某些緣故,你沒辦法繼續拖了,必須立刻面對才行。@(待續)

摘編自 《拖拖拉拉,人生照樣精采:史丹佛教授給拖拉人的成功提案》 臉譜出版社 提供