身为现代职场人，每天E-mail来来去去往返，已经是不可避免的趋势了！E-mail不仅是工作与人际沟通的重要工具，更可用来当作提醒别人、约定开会时间，甚至自己留书信记录存档的“秘密武器”。

E-mail成为我工作中不可缺少的必要工具，是多年前，教主仍在外商公司担任公关经理开始，不过，也因为当时不熟悉一些公司内部E-mail规则，而出了件糗事。

记得我当时刚到新工作走马上任时，为了尽可能让各部门的人了解公关部门的运作，以及记者对品牌的意见与指教，我决定尽可能透过E-mail，将我的工作内容与其他部门同事分享。

原本，我的作法是一一选取收件者同事的E-mail Address，将信转寄给大家，但这样做其实有点费时。某一天，我在公司内部内建公用通讯录中，发现一个名叫“Group”的群组，我心想：“这应该是同事们的电邮地址吧？”。于是，就将某一封信转寄给“Group”中所有人 ……。

大约半天后，一封总裁的回信寄到我信箱，他委婉的告诉我，关于地区性的非紧急事务，无需寄给所有的人，更无需寄到他的信箱 ……天哪！我这才发现自己犯了个E-mail大错，也是E-mail的该有的应对进退及分寸！

因为这个事件，让我开始对E-mail规则、E-mail礼貌相当注重，以免类似的糗事再发生。现在的教主，虽不敢妄称自己是E-mail大师，但好歹也是个功力不差的E-mail达人了！

还有，很多人爱用“全部回复”这功能，透过E-mail进行办公室意见调查。结果我们就常看到：

To：办公室全体同仁

主旨：请问本周末的聚餐到×××举办好吗？

然后，办公室相关人等只要一回信，就按个“全部回复”键，搞到每个人信箱里都有好几十封同主题的回复信件，而内容从具体的意见，到只是敷衍的回复个“好”、“OK”，也会一一寄到每个人的信箱，让人连收信删信都很烦！

浪费办公室的工作效率。另外，教主也注意到不少人寄同一封E-mail给很多人时，都会直接用“副本”功能，而不是用“密件副本”！

这样的问题是什么呢，就是会让每个收到信的人，一目了然看见你将这封信寄给了其他哪些人，同时知道别人的E-mail Address，在商业职场中，也算是将资料外泄，要特别注意和留心。

我有个朋友M就曾经因为这样的事情，而对另一个朋友“心生芥蒂”。

因为M认为，E-mail Address也是个人秘密资料之一（虽然现在真的很难有什么个人资料彻底保密这种事），寄信的朋友没有用“密件副本”，以避免所有人的E-mail Address被摊在阳光下，这就是不贴心、不用心的表现。

或许这件事并没那么严重，但寄E-mail前一个小小动作，就能让人感觉到你的谨慎，以免单纯的E-mail竟成为你职场失利的原因。

还有许多人喜欢自行设计E-mail签名档，但是却忘了把自己的手机号码附上去，这点，也是运用E-mail的小瑕疵！

因为愈来愈多人没有随手抄写电话号码的习惯，临时要找个人（比方说客户想找久未联络的厂商），开对方寄来的E-mail找对方联络电话是常有的事。

此时，若因自己一时疏忽，而忘记在签名档中注明最好找到你的电话，那么，不是让千辛万苦飞到对方手上的E-mail“功能大减”了吗？小心、聪明的用E-mail，它将是你最得力的安静好帮手。@待续…

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