我只要看到有人在To Do list写下“准备口头发表资料”，就会反射性的想“这样的做法一定很累人”。将这种会带来极大负担的事项写入To Do list，之后一定会不断将这个行程往后延，结果为了完成这件工作辛苦到半夜，最糟糕的是还得熬夜来完成这个准备工作。而这整件事就是因为没好好弄清楚所需时间产生的悲剧。

到底要怎么做才好？答案非常简单，那就是将会花费一段时间的作业活动都编入日程表。假设准备口头发表的资料需要花费二个小时，就先在下午三点到五点的栏位写上这个事项，这么一来就可以确保这个时间可以用来完成这件事。

如果不这么做，因为没有先确定实行时间，很容易就会先去完成其他事情，到最后还得熬夜才能准备好所需资料。即使在To Do list上只有短短不到一行的事项，但重点就在于分辨每个事项到底需要花费三十分钟还是三小时的作业时间。

像这样子在日程表规划出所需时间，就会自然而然地估算出自己的能力所在，我就是会将需要花费十五分钟以上的作业活动通通写入我的日程表。

另外还有一个方式可以介绍给各位，就是将比较大的作业活动分解为小部分的事项，因为大型作业活动通常比较花时间，往往会耽误完成时间，而且也很难预估所需时间，所以如果将其分解成比较小的事项，也比较容易掌握完成所需时间。

这个从小处着手的方法既不会耽误到其他时间，最重要的是还能充分感受到完成一个又一个事项的那种快感。因为人的大脑很容易被蒙骗，比起完成一件大工程，慢慢地将各个骨干搭建起来更能感受到优越感。@

摘 自 《创意工作秘技》 商周出版社 提供(//www.dajiyuan.com)