李世珍:升级你的会议技术

李世珍(中山大学企管系讲师)

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【大澳门威尼斯人赌场官网5月24日讯】你还在用会议1.0的方式开会吗?在业界,很多人都知道,上班最闷的事情,不过于“永远有开不完的会”。恼人的会议,有的像在聊天,有的像是政令宣达。聊天多于讨论的会议,很快就被认为没有意义,政令宣达型的会议,主管常被认为爱扯,为何不发布公告就好。这些都是会议1.0的方式,也就是讨论过程中,彼此很少互动,会议的讨论内容、大纲等,由准备会议的人一手包办,为了要让会议进行顺畅有效率,负责会议的人要事前将所有资料准备好,主持会议的人要按流程,跑完讨论的流程,参与会议的人,按会前资料表决相关的讨论项目。而这些方法,不论如何强调其效用,得到的结果是“讨厌开会”。

开会的目的,无非是增进交流与沟通,并凝聚共识。而这些单向控制型的会议方法,如果真能取得多数人的共识,那组织就不会偶尔举办个共识营来凝聚。要辨识组织的会议方法是否为会议1.0,有以下3个面向可以观察:单向控制、主张多于探询、会议中常压抑情绪。单向控制是指会议的进行,必须顺畅、有秩序、能掌控,这样的会议,与会者常觉得自己是来背书而非讨论的。主张多于探询,就是会议中,大家只是丢出已知的想法,从来不去探询对方为什么这么认为,或利用假性的探询,来迫使对方接受自己的想法。会议中压抑情绪,是自己认为一些对的观点,却掩饰自己对看法的评论,也不鼓励别人探询自己的观点。这样的结果,很快就会让同仁讨厌开会,甚至虚应了事。

会议2.0的方式,并不在于事前做好万全的准备、也不在于主持人懂得如何操作会议,而是具有高度互动与对话的特征:非单向控制、平衡主张与探询、表达感觉。准备会议的人,重要的是找到好议题,设计讨论过程。如果解决问题型的会议,你可以设计4M的程序:Make Clear(What)、Make Sense(Why)、MakePlan(How)、Make Decision,每一段程序,由主持人来引导讨论与聚焦。另外,开创型的会议,可以利用群创力讨论技术、开放空间技术、世界咖啡馆等。而会议之后,如果确定要去执行或下次讨论,一定要留下纪录,让与会者知道结果,包括目的、议题、行动、负责人、完成日期等。要能落实会议2.0技术,别忽略了平时的练习,我建议组织每隔一段时间,要找顾问或教练调整开会的能力,透过不断的练习,彼此才能精熟,会议的练习要让大家多尝试,并容许从错误中学习。那么,何不升级你的会议技术,让与会者更爱参与呢?◇(//www.dajiyuan.com)

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