沟通有这么难吗:绕着地球做生意
“沟通”,有这么难吗
在资讯流传递过程中,最主要的目的就是要让资讯完整、精准的传达到价值链的每个环节上,但许多公司的盲点在于:“明明这么简单的一件事,就是把讯息传递出去而已,有这么困难吗”?
朋友有次很沮丧的来找我(好像不沮丧的朋友都不会来找我),在他描述事件的过程中,“你不懂啦!”、“跟你讲也没用啦!”、“你不要管啦!”这些字句不断的出现,但他不是与我讨论他的亲子问题,而是他在经营国际市场业务时的遭遇。
原来,他们公司内部的研发团队与海外市场业务团队,最近为了某项大型标案吵得不可开交,由于标案产品型态特殊,海外团队在与客户沟通后,回头要求研发团队,必须要配合客户规格需求更改产品设计,一次、二次、三次,到了第四次,研发团队忍不住开骂了:“能不能一次讲清楚要改哪里?不要这样一直改来改去,浪费我们时间,客户就一定是对的吗?这个产品原本就不应该这样改啊!”这些抱怨听在身处前线的业务团队耳里格外刺耳,当场就不甘示弱的吼回去:“你们懂什么啊?根本不懂,跟你讲也没用啦!你就不要管我们怎么做生意,只要把产品改好就对了!”
类似这样的状况,在许多的公司中一点都不特别,几乎是经常性的上演这样的戏码,差别只在于冲突争执的严重程度,以及最后有没有把生意做成而已。
这样的差别,其实在于公司就其所拥有的价值链中,资讯流的传递是否具有效率、有品质,简单的说,就在于是不是有真正的“沟通”。
这不是真正的沟通
问题出在哪里?事实上,问题就出在“沟通”二个字上,不论是有“沟”没有“通”,或是有“通”没有“沟”,都不是真正的沟通,更不可能是有品质的沟通。
有次,我的同事气冲冲的跑进办公室,大声的抱怨着:“真是,牛牵到北京还是牛,不会变成一只聪明的神牛啦!”很熟悉的场景吧,不论是公司总部与分公司,或海外据点与当地通路商伙伴之间的资讯传递上,常常会出现类似的抱怨与责难。
基本上,价值链是由各个不同功能的环节所组成,而不同环节的运作方式、文化背景、利害冲突可能各有不同,而这些差异就有可能让资讯流在传递过程中,出现资讯被扭曲、传递不完整的状况。
举例而言,在许多公司中,最常见的冲突,就在于不同部门间的本位主义,如同是价值链环节之间既有的利益矛盾,例如,财务部门经常抱怨,业务团队只懂得做生意要放账,却不管最后帐是不是收得回来;产品研发部门永远都觉得自己的产品做得最好,卖得不好就是业务团队不够认真;在海外的业务团队总是认为,总部只知道要求业绩,但却不识民间疾苦,没有提供当地市场需要的支援;就连通路商伙伴都会抱怨公司,好卖的产品备货太少、难卖的产品却塞货太多。
对公司而言,价值链上的所有环节利益,应该是一致的,但是在很多时候,往往会因为资讯流传递的品质出了问题,而造成了价值链环节间的矛盾冲突。像放账这件事情上,财务与业务部门的利益是一致的,就是要在合理的范围内,提供财务支援放账,让业务有机会越做越大,但重点是在没有效率的资讯流中,就会出现各个部门只听自己想听的话、做自己想做的事,而让整体讯息的完整度与精准度大打折扣,明明讲的都是同一种语言,但各个不同环节解读出来的讯息,却可能是片断的、甚至是天差地远的。
所以,当公司发现,在价值链的资讯流传递过程出现问题时,应该思考的是:“你听得懂我在说什么吗?”
在台湾早期的综艺节目中,很流行玩一种喝水传话的游戏,参赛者必须口里含着水,从第一个人在见到纸条上的内容后,依次传话到最后一个人,最后一个人如果能说出一样的内容才能过关,由于过程中,参赛者讲的话往往是含混不清的,所以,传到最后一个人时,所说出的答案,常常与第一人的内容,风马牛不相及的,是那种标准“猫在钢琴上昏倒”的答案。
在国际市场价值链资讯流传递的过程中,如果出现同样的状况,那么,昏倒的就不只是猫了,而是价值链上的所有环节,而因为资讯分享传递出现误差,在实际执行时自然就是东缺西少、漏洞百出。
除了开放更要聆听!
因此,所谓的“沟通”,就要有“沟”,更要有“通”,要建立起一套资讯流传递的机制,这就是让资讯流可以顺利传递流动的“沟”,但是有了机制还不够,因为机制是死的,而流动的资讯是活的,如果在资讯流传递的过程中,不同环节之间,无法用大家都听得懂的语言沟通,那么就会变成只有“沟”、而没有“通”。
对公司而言,要想让资讯流传递顺畅,就是要选择大家都听得懂的语言。也许会有人认为,在开发国际市场业务的过程中,大家共同的沟通语言应该就是英文,只要大家的英文程度都很好,就应该可以沟通无障碍。
但有趣的是,很多问题不是出在真正的“语言”问题,而是每一个环节是否让资讯流确实精准的传递到其他环节手中,也就是说,在资讯流传递的过程中,每一个环节扮演的角色,绝不只是自己听懂就好了,重点是要确定其他人也听懂同样的讯息。
要确认让其他人听懂,关键不只在于要怎么“说”,而是在于“聆听”(Listen),因为在很多“有沟没有通”的状况中,常常是,不想听、也懒得再讲。
有位朋友就曾这样跟我说:“我真的对那个团队失望透顶,跟他们讲什么都听不进去,他们讲什么我也不想听,就算听到不对的,我也懒得再讲,反而他们也听不懂,何必浪费我的口水。”
事实上,抱着这样心态的人其实还不在少数,在很多会议上,有些主管的报告才刚起头,就看见老板挥挥手制止他不要再讲了,可能是因为之前已经讨论过、又或者是先入为主的认为,这个议案没有新意、不值得再谈。
但要注意的是,在瞬息万变的国际市场情势中,许多状况是随时持续变化的,昨天不能做的案子,不见得明天就不能做,其中有许多可能性必须要重新评估。
很多时候,因为“先入为主”的观念,而让资讯流的传递遭遇瓶颈。所以,“聆听”绝对是确保资讯品质的重要关键,透过耐心的聆听、鼓励发问,就能够更清楚的知道该如何传递资讯、有哪些资讯的传递品质需要提升,需要再讲得更清楚,做到真正的有“沟”也有“通”。
私房心法:
1.“世界上最远的距离,就是我在你身边,但你却不知道我爱你”,这是让许多人荡气回肠的经典名言,但如果同样的情形,发生在经营国际市场业务的公司身上,却绝对足以酿成一场灾难,因为,这代表了公司的价值链出了大问题,资讯流的传递效率几乎瘫痪,才会出现近在咫尺、却无法正确传递资讯的困境。
2.对公司而言,要让资讯流传递顺畅,除了要有船,还得要有方向正确的河道,才能顺利渡行到目的地,而所谓的沟通无障碍,就是要有“沟”、而且能“通”,但要注意的是,随着价值链拉长、资讯流扩大,既有的“沟”流渠道,也应该要随之扩充或调整,如此一来,才能真正让资讯流顺利畅“通”。 @(本文结束)
摘编自 《绕着地球做生意:建立国际品牌价值链,从3亿到150亿元的实战心法》 商周出版社 提供 (//www.dajiyuan.com)