系统基模:“反应迟缓的调节环路”,指的是个人或组织朝向期望的目标在努力,并期望能改善问题或获得成果。当人们感觉到期望与实际现况间有落差时,就会采取一些行动,然而,从行动的落实到最后得到期望的结果,是需要一段时间的。此时,产生了第一个问题,当人们看不到期望的成果时,就会倾向于放弃;第二个问题是,当人们看不到成果,又不了解时间滞延的观念时,就会做更多的努力,结果会发现我们的行动已超过了目标;第三个问题是,当人们惊觉行动已超过原本期望的目标时,很可能又回过头来减少行动,其结果又造成另一个矫枉过正的情况。
“反应迟缓的调节环路”,这个基模是系统思考的最基本组合-调节环路(Balancing Feedback Loop)加上时间滞延(Delay)。反应迟缓的调节环路可以分为两种,第一种是具有时间滞延的隐性负环(隐性目标)(如图A.),第二种是具有时间滞延的显性负环(显性目标)(如图B.)。但时间滞延并不是指前置时间(lead time),彼得.圣吉的老师佛睿思特(Jay W. Forrester)教授,他曾为时间滞延做过最好的注解“it takes time”,也就是任何行动到结果之间所需要的时间。
时间滞延愈长就代表愈晚才能获得期望的结果。图A.所示,当实际状况愈不尽理想,调整行动就会愈多,一段时间过后(意指时间滞延),实际状况才会慢慢获得改善,此一结构中隐含着期望结果或目标;图B.所示,右边有一个显着的目标,目标与现况之间会产生一个差距,目标愈高差距愈大,差距愈大行动愈多,一段时间过后,现况就会获得改善。整个系统结构便依据隐性或显性的目标进行调整,但当现况或实际状况不如预期时,人们无法觉知时间滞延的作用,就很容易造成太过或不及的情况。
用一个简单的例子来描述,如冬天寒流来时洗热水澡,如果你们家的热水器不是装有恒温装置,如图C.所示,你的期望水温与实际水温之间,产生落差,落差愈大你调整热水的行动就愈多,一段时间过后,热水终于来了,但又变得太烫,接着再调小一点,又会嫌冷,就这样慢慢调到你所期望的水准。另一个例子,就像你在“冰上开车”,当车子超出你期望的方向时,你会紧急转动方向盘来修正,但因为地上太过湿滑,以至于转动太过,你又会再紧急修正回来。
上述的二种比喻,在日常生活中每天都在上演,光碟市场1998年供过于求,1999年到2003年供不应求,2004年起又供过于求。农产品的市场也经常发生此种现象,其他如SARS期间口罩缺货、过年期间米酒供需失调……等等,都是“反应迟缓的调节环路”在作怪,遇到这样的结构,我们无须责怪任何一个人,因为这全是结构使然。在反应迟缓调节环路的结构中,调整行动,如生产制造、研究发展、材质研发、检验与实验、扩厂、增加产线……等等,都是需要一段时间才能产生出效益,当产销体系的角色愈多,上游生产或制造商就愈难预测需求,因此产品供给或需求的振荡就愈严重。
为了让人们体验产销结构状况,麻省理工学院的史隆管理学院,于60年代发展一个发人深省的体验游戏,名为啤酒产销游戏(The Beer Distribution Game),最能体验此一结构所带来的影响。游戏中四个人一组,让每个参与者得以深切体会“造成市场巨幅波动”的行为模式,并体验到一种全新的思考方式。
对于“反应迟缓调节环路”这类系统的处理方法,人们所需要的并非只是发展出更好的资讯系统,而是培养对这类系统的了解,并予以察觉,并且要耐心面对缓慢而渐进的调整过程,找到系统的稳定点,绝不过度反应。如缺乏这种修练,自己和其他人都会遭殃。其次,对于所需时间长的任何投资与行动,都必需考虑时间,例如:人员的训练、产能的扩充、原料的供应……等等,如果过度反应,行动的效果会大打折扣,如果反应不急,结果恐怕难以达成。
重新省思
您是否发现贵公司的某项产品在市场上也曾陷入了一阵子供不应求,一阵子又供过于求的情况?您又是否曾因此而怪罪过消费者的不理性呢?您是否也发现您的组织中有些问题总是解决不了,不是处理过头,就是反应不及?◇(//www.dajiyuan.com)