【大澳门威尼斯人赌场官网2月1日讯】（大澳门威尼斯人赌场官网记者陈艾编译）在资料传递的方式中，Word文件档可说是目前最为普遍的格式之一，相信你也曾为了各种不同的目的，将Word文件档案夹带在电子邮件中寄出，但你可曾想过，Word档案中隐藏着文件过去的修改纪录，可能将你不欲人知的讯息，同时传给了收件者。

比如说，你可能在信件中提到了不甚文雅的字句，觉得不妥加以修改，可是这些修改的历史纪录，Word都会忠实完整的储存于档案之中。

使用Word的人都可能在不经意之间暴露了你的个人资讯，因为Word档案不只记录了文件的内容，他同时还记录了其他与文件相关的资讯（也就是俗称的Metadata），内容可能包括──作者姓名、文件标题、关键字、列印及储存时间，甚或是任何曾经校阅、修改评注过这个档案的人，Metadata也可能会泄漏你的任职公司，或是你使用的硬碟及网路服务器的名称。

这些资讯有一部分可以很轻易的就从Word程式中看到，但有些就必须用专门的程式开启才能看到，居心叵测的人一旦找到了正确的途径，所有资讯就一览无遗了。

Metadata对于多人共同修改一份文件是很有用的，例如，你写了一份文件，将之呈阅长官，你会希望能看到他的修正或是评注。

但对于商业文件来说，若有他人对其历史修改资讯一览无遗，可能就会造成严重的后果了，想想看会有多少的机密资料在不经意间就泄漏出去？可能是合约的底价或会议的内容？

面对这个问题，软体公司Bitform就曾做过研究，他们在网路上随机取样100家公司，对其Word、Excel 及PowerPoint的档案进行分析，你可知从中可以辨别出上千个使用者的姓名。

其实可以避免类似的问题在你身上发生。以下就是常见的保密方法。

1，关闭快速存档功能：快速存档功能会在你做了少量修改后就自动存档，以减少存档时所花费的时间，但这样会使你删除的文字仍旧保留在档案之中，微软建议将这个功能关闭。在〔工具〕功能表上按一下〔选项〕，再按〔储存〕 索引标签。 清除〔允许快速储存〕 核取方块即可。

2，你可以在储存档案的时候，将个人资料移除，以Word 2002及2003为例，按〔工具〕 →〔选项〕，再按〔安全性〕 标签，选取〔隐私选项〕 下方的〔存档时将个人资讯从这个档案中移除〕核取方块，然后按〔确定〕。在Word 2000中，则在 [工具] 功能表上，按 [选项]，再按〔使用者资料〕，然后将其中的内容全部清除，后选择〔确定〕即可。

3，关闭追踪修订功能：以Word 2002及2003为例，按〔工具〕 →〔追踪修订〕即可。若是Word 2000或更早的版本，则按〔工具〕，指向〔追踪修订〕，再按〔标示修订处〕，然后清除〔编辑时加上修订标记〕核取方块，你可以藉由档案下方的状态栏确定本功能是否开启，若为开启状态，则〔TRK〕字样会显示为黑色，反之则为灰色。

在你开始作修改动作前，请务必确定〔TRK〕为灰色（即〔追踪修订〕为关闭状态），否则你所做的一切修改动作，都会被WORD给忠实纪录下来。

4，最后，你还可以免费从微软的网站中下载“Office 2003/XP 增益集”，来永久消除档案中的隐藏资料。

微软“Office 2003/XP 增益集”下载网址：

//www.microsoft.com/downloads/details.aspx?displaylang=zh-tw&FamilyID=144E54ED-D43E-42CA-BC7B-5446D34E5360 （繁体中文）

//www.microsoft.com/downloads/details.aspx?displaylang=zh-cn&FamilyID=144E54ED-D43E-42CA-BC7B-5446D34E5360 （简体中文）

（资料来源，USA Today）

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