【前言】泰戈尔：“过分忙于做好的人，反倒无时间做好。”在职场上，我们兢兢业业希望达到最佳成绩，但是求好心切反倒效率不高、事与愿违。人生，需要休息才走得远；工作，需要暂停才做得好。本文在说明如何在同质性的作业中，提高自己的工作效率，避免出现双手停顿、脑袋卡关的现象；内文亦有具体的工作方法建议，不同于理论型的探讨。

作业不卡关的诀窍

1. 以帕累托法则反复进行“两成短跑”

一直持续相同作业后，双手的动作及脑袋的运转将陷入停顿，这种“卡住”的经验，想必大家都曾经有过吧。想得越多越深入，越是往遣词用字或细微表现等细枝末节钻牛角尖，结果耗费许多时间，效率一落千丈。

然而，时间相当有限，因此必须尽早摆脱卡关状态，让自己保有超高的工作效率。

生产力超高的外商顾问都是如何切换自己的状态呢？

在此推荐一种方法，就是活用“以两成付出，创造八成价值”的帕累托法则（Pareto principle）。只要仔细观察，将发现两成时间创造八成价值的情形，其实相当之多。

举例来说，花一小时制作资料时，一开始用几分钟写出的草稿，即可创造八成的资料价值。此外，观察作业效率本身，多半也是以最初两成时间的作业效率最佳。

基于此故，只要切换处理中的题材，便能运用俗称“活脑”的人类特质，压缩效率偏低的八成时间，同时增加效率超高的两成时间。换句话说，就是反复进行以两成时间为段落，改做其他作业的“两成短跑”。

打个比方来说，各需一小时的三项作业，可调整为“两成短跑”的方法如下：

调整前……A（一小时）→B（一小时）→C（一小时）
调整后……A—1（十五分）→B—1（十五分）→C—1（十五分）→A—2（十五分）……

调整的重点，就是以十五分钟为单位，将作业分割成数个段落，而每个作业段落之间，皆穿插两三分钟的短暂休息。

2. 确保专注力的“番茄工作法”

另外还有一种方法，就是每二十五分钟暂停一下，借此确保专注力的“番茄工作法”（pomodoro technique）。

“pomodoro”为“番茄”的意大利文，由于提倡者法兰西斯科．西里洛（Francesco Cirillo）很爱使用番茄造型的厨房计时器，于是以番茄命名。这个“番茄工作法”的应用版正是“两成短跑”。

这种方法的好处，就是可以订出综观整体作业的时间点。吃过午餐，返回工作岗位，然后综观整体作业的瞬间，突然察觉：“啊！这么做就行了。”像这样从“脑袋打结”的状态中豁然开朗的经验，想必大家都曾经有过吧。强制．刻意营造这种状况，压缩“脑袋打结”的时间，正是“两成短跑”的关键重点。

就算执行中的作业只有一项，也要每隔十五分钟休息两三分钟，如此一来，将能获得相当类似的效果。

就我个人的经验而言，只要活用这个方法，原本总共得花三小时的工作，大约能压缩于两个半小时之内完成。

3. 切勿过度执著于“单工作业”

如上所述，各位不妨活用“两成短跑”，让作业效率维持巅峰状态。据说人类并不拿手多工作业，不过，要是因此执著于单工作业，结果导致“脑袋打结”的时间增加，根本是本末倒置。

就请累积创造八成价值的两成时间，进而提高工作的品质和效率。◇

作者简介：

作者是知名“NAE的工作效率化笔记”部落客，亦为外商顾问公司主管。先后于早稻田大学、东京大学研究所学习资讯工程，具有不限业种且不分日本国内外的上亿日圆规模专案经验。人生座右铭为“清楚、正确、朴拙”，擅长务实的顾问工作，但同时也是个口头禅为“这样做比较快吧？”的效率狂。

本文摘自<，商周出版＞

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责任编辑：绮芳