何谓知识管理？
当档案管理做到一定的程度，就进入知识管理的领域里。知识管理所涉及的四大步骤，是将资料变成资讯，资讯转化为知识，最后成为智慧，而智慧是利用知识采取正确行动的体现。

(一) 资料
事实、声音和图像，表达的是一个描述，没有制定背景和意义的数位、图像或声音。
如 19491001，我们只知道这是一个数位，或者可以看做日期。对于这个数位来说，它就是数位，不表示别的什么涵义。

(二) 资讯
经过格式化、过滤已经综合处理有条件的资料，即资料和资料之间的联系。如对某先生来说，19491001 可以是一个人的生日，也可以是 PRC 成立的日期。总之，资料和别的方面的资料进行了一个交错和结合（条件），产生了新的意义。

(三) 知识
有意义的资讯，表现在资讯和资讯之间的关系。譬如天空有乌云和下雨两个资讯之间，如果建立一种联系，则产生了知识。

(四) 智慧
富有洞察力的智慧，在了解多方面的知识后，能够预见一些事情的发生和采取行动。譬如大家都觉得 5.1 黄金周去杭州旅游的车票非常难买（知识），但你已经非常有预见性地购买了车票，领先一步（智慧）。

知识管理的运用
秘书的工作当中，经过资料的搜集，所产生有用的资讯非常多，不仅是建立人脉的基础，更是帮助主管开发人脉的有利资源，身为秘书你可以随时做到：

1. 在主要客户每年生日时打电话祝贺他吗？

2. 轻易印出上个月新开发的客户名单标签？

3. 轻易的印出某产品的可能购买客户名单吗？

4. 随时随地查出住在某特定地点的客户所有名单吗？

5. 你可以马上查出任一客户的电话吗？

6. 每个月寄一份产品相关资讯给所有的客户吗？

秘书是掌握资料的最佳来源，但是如何应用与分享这些资料，就是秘书下一步要努力的目标。并且这些工作并不是主管交代才去认真执行，而是随手就要负责整理的：

1. 主要客户的联系电话、地址和网路。

2. 经常往来重要客户的生日、家居状况、喜好。

3. 重要客户往来公司的乔迁、周年庆、人事变更。

4. 节庆赠礼每年的项目内容、经手人、价格。

5. 客户动态、对手商场交易状况、媒体披露等。

诸如此类的资讯应该随时提供给主管，作为决策的参考。

简报管理
多数秘书都需要协助主管担任制作文案和简报资料，在准备简报的过程当中，首先要确认主题，然后开始分纲目，搜集资料，再做文字档案，最后才能改变成为简报的形式。这一连串的动作，叫做简报管理。

(一) 确认主题
主管所需求的主题是什么？是商业的说明会还是个人演讲，或是参加一项论坛，大概多少时间，可以应用的设备⋯⋯这些都是事前要了解清楚的。

(二) 编制纲目
在确定主题之后，秘书就要把这份主题可能涵盖的大纲列出来呈送给主管批示，在主管确认增修之后，才能开始为他搜集资料。

(三) 搜集资料
搜集资料不一定只有在网路上才能找到资料，从图书、杂志、报纸、期刊等等来源都可以搜集。对于搜集的资料必须要能够注明来源出处，才能够合法应用。

(四) 文字档案
所有的简报形成以前，都必须要经过文字档案，也就是首先要有一篇文字报告，之后才可能会有简报产生。这样的文字档案也需要秘书事前做好，呈送主管核批之后，才能正式变成简报格式。

(五) 简报管理
文字的大纲变成简报要遵守七的原则，那就是每页不可超过七行，每行不要超过七个字。等到所有文字做成简报之后，再考量时间是否足够，以便调整页数。最后再将简报设计加以美化。

剪报整理
秘书必须每天为主管做好剪报工作，就是将当天清早主管还没有来临之前，他所应该知道的各种资讯全部都放在桌上，整理成为有系统的资料呈阅。这些剪报最重要的有：

1. 商场重要情报。

2. 竞争对手的动态。

3. 当日股市交易情形。

4. 产品原物料变动。

5. 国内外情势分析。

6. 当日重要经济社会新闻提要。

剪报整理要用特别工具，必须整齐划一，注明来源，并且要将所收来的简报分类分析，剪报要有空白处以便主管可以加以批示或者转交相关单位处理。

档案的分类方法

(一) 性质分类法
又称标题分类法或科目分类法，即依照业务性质或组织部门分类，如依人事、财务、行销、企划等部门或性质分类，此一分类法较适用于组织或业务庞大的公司，优点为档案简明清楚。

(二) 字母顺序分类法
系将归档文件以所属单位名称或负责人之姓名，根据英文字母先后顺序排列，归入适当的档案夹。此一分类最直接也最简单，快捷方便。

(三) 笔划顺序分类法
以中文字的笔划数处理的分类方式，依单位名称的第一个字或负责人姓氏笔划顺序归档。

(四) 地理分类法
以顾客的所在地为基准，依地域位置，同一洲、国家、省、市的资料集中归档。可依由北到南的顺序分类，适用于大企业在各地的分公司资料，依地理位置顺序归档。

(五) 号码分类法
号码分类法是在文件分类后，编上号码，再依其号码予以归档，使用时只需查看目录上的号码，再根据号码调阅文件资料即可。

有做档案管理编号的企业，可以有效应用此法；另外，医疗院所之病历资料管理，或顾客类别为一般消费者，可采身份证号码、电话号码为代码之资料保存方式；如果交易对象为法人之顾客，亦也运用该公司的统一编号为归档依据。

(六) 时间分类法
是指不论文件的性质及类别，仅依交易日期、发信日期或收件日期的时间顺序存放。

(七) 颜色管理分类法
大都使用于公司成立资料中心时，因档案数量众多，利用档案夹本身颜色来区分类别，如人事部使用绿色档案夹，财务部使用黄色档案夹，贸易部使用蓝色，其次可再于档案夹加上色标来标示。

小朋友因为看不懂文字，所以使用符号，或者是大众熟悉的符号，像是卫生间就用不着写上“厕所”这些字样了。@(待续)

摘编自 《优质秘书养成术》 书泉出版社 提供