档案管理的完成步骤

秘书日常最不喜欢执行的业务之一，可能就是档案管理了。依照秘书的说法，就是在整理垃圾。

事实上这种观念是不对的，档案的确是使用过的公务资料，但是不完全是没有用的垃圾。

所谓“档案”，根据美国档案人员学会（Society of American Archivists，简称 SAA）出版的辞典《A Glossary for Archivists, Manuscript Curators, and Records Managers》的定义，是指“由某人或某机构在处理业务时所产生或接收的文件，并因其具有持续性之价值，而被汇集与保存；传统上，该词指的是较狭义的说法，是指具有持续性价值的非现行文书。”

由此可知，档案的产生机构，包含各公私机构与个人或家庭等单位；商业档案的前身，即是商业文件，而商业文件的产生，则是企业在生产建设、经营管理等各项活动中，按照一定的程序和要求形成的原始纪录。

公司的企业活动，可从两个方向来归纳：纵向与横向。

从纵向的企业发展来看，企业的创立、内部组织的调整、公司的营运、解散、破产或并购等阶段，都会有重要的文件形成；而从横向的企业活动领域来看，企业的研发、生产、决策、行销、日常管理、客户服务、财务和人事等业务亦都有相应的文件产生。

这些文件，基本上都与一个公司的经营管理，有着密不可分的关系。商业档案不仅来源分散，其种类也是多样化的。

大部分的国家，对于商业档案之管理，都没有法令的限制。除了对于会计档案中的财务报表、会计凭证有保存年限之规定外，在商业档案之其他方面则很少有相关之法令规范。

由此可知，档案管理的形成，往往是秘书在日常工作中，日积月累的心得而已，许多公司连最简单的档案管理办法，都不曾颁布过。

但是这些公务纪录对于公司而言，确实是具有相对的重要性和价值，公务纪录不仅是历史文件，而且还是：

1. 处理行政业务的纪录。

2. 公务之查考及研究。

3. 法律上之凭证。

4. 史料的来源。

5. 工作成绩的表现。

管理学家谢伦伯格（Schllenberg）认为，档案具有主要价值与次要价值；而商业档案，既是档案的一种，因此亦具有同样之价值与功能，其内容如下：

(一) 主要价值

1. 行政价值：用以支援档案产生者持续进行、每日例行的行政事务的价值，如人事档案、行销档案等皆可供主管人员在行政及管理决策上之参考，并可提升工作效率。

2. 法律价值：单位的法律职责及保障法律权利的价值。

3. 财务价值：用以建立某单位的财务责任与可信度的价值，可借此作为公共关系之建立，如上市公司财务报表公开。

(二) 次要价值

这是指证据价值与资讯价值，也就是有关该机构的组织与功能之证据及档案内容所提供之资讯价值。此种次要价值，可提供作为历史研究及社会经济研究之依据。

商业档案具有时效性和扩展性的功能，现在有用的档案，随着时间的推移，将来有可能无所用处；而现在尚未用上的档案，将来则有可能有用。

在现今竞争激烈的企业环境下，企业的外界环境和生存条件变化速度、幅度都非常之大，因此，判断档案的价值与作用时，要有发展的眼光，既要看到当前的作用，亦要预估未来的需要。哪些资料需要被管理？

对于秘书日常的工作范围而言，要管理的各种公务档案非常多，不仅仅是文书档案而已，事实上还包括有下列各种资料，例如：

1. 各种命令及手令。

2. 计划方案与法规。

3. 收发文稿及附件。

4. 册簿表件。

5. 印鉴及设计图案。

6. 契约副本及印刷品样本。

7. 会议议程及纪录。

8. 证章及通行证。

9. 史料文物。

可以说只要是发生过的任何实质的历史资料，都在秘书的管理范围之内，这些东西小自办公室的书报杂志，大至董事会的报告和财务税务报表，无一不是透过秘书加以分类整理；所以秘书常常会对于这些琐碎无比的东西，感到很心烦。

但是事实上，只要花一点心思，找到合适的工具和分类的方法，就不难达到管理妥善的目的。@(待续)

摘编自 《优质秘书养成术》 书泉出版社 提供