第15章 专案的资源管理

据估计，购买微软的Microsoft Project的人已达百万，但是只有极少数的人在使用调动资源的功能。

我对这项估计是心有戚戚焉。每年选修我这门课的人也有上千名，却只有少数人在从事资源分配的工作。

他们曾经试着分派员工任务，甚至是把组织扁平化，但终因为情况过于复杂，导致许多人就此放弃。
问题是，这是达成进度的关键。

假如没有充分的资源，你的时程将会不切实际，而就我个人的浅见，一个错误的时程要比没有订定时程更糟糕，因为这么一来将造成不切实际的预期，当无法在截止日期前完成，又会造成挫折感。

或许你也知道，发展要径图牵涉到一个隐含的假设：要有无尽的资源。这是因为我们在估计每一项的任务时，都是独立作业的。因此当你在绘制要径图时，所显示出的理应是逻辑上可行之事。

在某些时候，你会有两个工作在逻辑上是可以并行的。然而，这表示同一个人要做两份工作。假如这两份工作都是全职的，这么一来这个人就等于是有两个时程，当然是行不通的。

由于所隐含的假设是你可以有两个人手，实际上却只有一个，所以，除非能妥善地管理资源分配，否则你有的也只不过是一个无法达成的时程。

任务的资源分配

排定时程的第一个问题是估计工作所需的时间，这部分将在第二十四章进行详细的讨论。我们必须从某个人员在接到某项任务之后，需要花多少的工作时数（或天数或周数）完成，才能开始依此排定时程。

若是在规划阶段，你因为不知道到时候会由谁负责这项任务，也就是无法分派给特定人士，只得依照技术类别分派此项任务。

这表示你必须假设被分派到这项任务的人在你需要的领域中具有一定程度的技术；而在该领域的成员必须估计，具有这类技术的人员需要花多久的时间才能完成这项工作。这样的做法并不完善，但有时候，这是你能做到的最好方法。

接下来你要问的是，那位被指派做这项工作的人员是需要全职投入，还是兼差性质即可。让我们假设那是一个全职的任务，该位人员必须全心投入这份工作中，直到完成之前都不能兼任其他的职务。

我知道在大多数的组织中，这是一个非常不切实际的做法。大多数的人员都是同时兼任许多的任务。但是，这可能是最好的方法，因此我们就从这开始，才能了解就算是在这种最好的情况下，依然会有许多问题有待解决。

第一个问题是，全职到底是什么意思？假设我们依照标准安排人员一天工作八小时、一周四十小时（这才是你真正应该做的—把预留加班的时间当成处理意外事件的方式），这样你就可以推断某项需要十六个工作小时的任务，需要两天完成。

然而，这样的假设会让你陷入困境。假设真的需要十六个小时的工时，那么一定要超过两天才能完成，因为没有人可以每天从事整整八个小时的生产工作。

工业工程师以PF&D—个人（personal）、疲乏（fatigue）及延迟（delay）—三个理由，将一天八个小时的工作时数减少20%。人们偶尔需要休息一下（个人因素），他们会疲倦（疲乏），而且会因为其他人，或是因为原料、资料或其他资源的短缺而暂停工作（延迟）。

因此，标准的一天工作八个小时，其实只能产生6.4小时的生产工作。这意味着我们十六个小时的任务，需要两天半才能完成。假设该名工作人员是在星期一早上开始工作，他大约会在星期三的中午左右完成任务。

此时，我们对于工作人员是否能够把他们80%的工作时间全都化为生产工作的假设，最好也做个评估。

有位仁兄曾经告诉我，他的公司因为有太多的专案未能及时结案，感到非常挫折，而且至今仍不知道原因出在哪里。根据80%的假设，这家公司似乎拥有足够的资源。

为了检验他们的假设，该公司给每一位专案成员一张很长的纸张，并要求他们每隔一小时就把前一个小时的工作情况记录下来。进行了两个星期的检验之后，令人惊讶的是，他们发现有许多的团队成员在专案工作上只投入25%的时间！

难怪没有一件事是准时完成的！由于工作人员投入在专案上面的时间只有25%，而不是80%，因此完成任务所需要的行事历，至少是原先计划的3.2倍。

自从他告知这件事之后，我就非正式地调查了数百人，这些人告诉我，他们也都曾经历过类似的状况。他们告诉我，员工花在专案工作上面的时间，至多是50~60%。

时间到哪去了？其中牵涉到许多因素。举几个简单的例子，像是要参加许多与专案无关的会议，许多与专案无关的任务，训练课程，受到他人的打扰，协助他人进行其他的任务，为了未来的专案做提案报告，规划下一年度的预算，以及原本以为已经完成的老专案仍有一些问题需要解决，而你又是唯一熟知该项专案的人。

其中有一个因素是大问题：一个人从事两个以上的专案。我们稍后会对此进行更详尽的讨论。

当然，这其中的训诫是，对于某一个人员在专案上能够真正投注的时间，你必须实际点，或是你的行事历大体上是无法太精确的。

要让任何一个人能够在专案上投注80%的工作时间，唯一的方法，就是象征性地把他们绑在办公桌旁边，让他们待在那里不动。

在工厂的环境中，因为整个环境基本上就是为了工作人员而设计的，因此80%的数据通常都蛮正确的；工作人员既没有时间到处走动，也没有办法指派去从事其他的事情。然而，对于知识工作者而言，80%的数据是不切实际的。@(待续)

摘编自 《专案管理圣经︰怎样运用9大知识领域、5大程序成功完成专案》 脸谱出版社 提供
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