我們的下一次會議，巧妙地安排在哈洛工作的辦公室中。珍妮是哈洛的行政助理，當我走出電梯時，她用微笑迎接我。她彎腰並小聲地說道：「你就是那位幫哈洛先生處理電子郵件的人？」

「是的。」我微笑回答道。

「嗯！我跟你說，我覺得它真的很有效！」

「什麼東西很有效？」

「郵件管理啊！」

「你也知道郵件管理？」

「當然囉！這一個禮拜來，哈洛一直提到這件事。」

「結果有改變什麼嗎？」我問道。

「它讓我的工作變得更加順利。我不必幫忙整理哈洛的信箱，而且他寄給其他人的電子郵件突然大量減少了，也容易閱讀多了。還有另一件事……」

珍妮小聲地說道，「他現在這個樣子就像他年老時候的樣子，你應該知道我的意思！」

「你是說那方面？」我將身體往前傾。

「你知道的，」珍妮小心地說：「他整個行為看起來，就像……」

「既然你開啟了這個話題，我問你，哈洛變成老鼠……已經多久了？」

「嗯！」這時我們抬頭一看，看到哈洛拿著兩杯咖啡從走廊的彼端往這裡走來。他雖然還是一隻老鼠，但是跟我第一次見到他比起來，現在的他更加地和藹可親。 「呃，這位是陽光先生本人！」珍妮笑得有點緊張。

「謝謝你介紹我進來，珍妮。很高興我們的工作可以越來越順利。」說完又微笑了一下。

哈洛謝過珍妮後，遞給我一杯咖啡。

「這裡是我的辦公室，」他說：「進來吧！」

辦公室雖然不大，但是裝潢得很漂亮，從這裡可以看到城市的美景。哈洛有張漂亮的木桌，桌上放了些紙張，他的皮椅上還有一疊電話簿，讓哈洛工作起來可以感到更舒服。我注意到哈洛把提升電子郵件生產力的工具就放在電腦旁。

「之前我們不是提到，要看看你怎麼歸檔，怎麼整理你的資訊；讓我們來看看上禮拜的討論結果，對你使用電子郵件有什麼影響？」

哈洛坐在他的桌子上，示意要我也坐了下來。

「我讓每個人了解我在做什麼。」哈洛堆滿笑容地說，「凡事總是起頭難，而且一開始的時候還真有點麻煩，讓人感到焦慮不安。我就簡略地說明當初自己如何嘗試改變收發電子郵件的習慣，這也是大部分人感興趣的。起初，大家會對我做的事覺得好笑，可是接下來我就跟他們談談一年可以節省十五天時間的效果。」

「那會引起他們的注意嗎？」我插嘴道。

「是的。我的老闆 Dhara 還有我的助理珍妮剛開始還有點反對。我照你的建議，請他們對我的電子郵件給點看法及忠告。他們給了我一些建議，接下來換我給他們意見，我們大家相互成長。我發現，我寫的郵件並不像最初想的那樣容易被理解，不過老闆也真的少寄像ＦＹＩ那種會讓我的工作效率變慢的郵件。」

「那你有逐一對前十名名單上的人採取行動嗎？」

「有，而且，我在我寄出的電子郵件後面加上小小的標示。」

「你寫了什麼？」我問。@ 待續…

摘自 《超簡單電子郵件管理》 商周出版社 提供(//www.dajiyuan.com)