【大紀元4月23日訊】（大紀元記者游攸編譯）在今天的科技時代，電子郵件帶來方便，卻也帶來不必要的誤解。電子郵件缺乏傳統信件的優雅語句，寫電郵的人為了快速傳達訊息，可能在不多考慮的情況下，用詞用句傷了別人。

ABC新聞報導，每天有半數的美國人使用電子郵件，5千3百萬人使用即時信息(instant messaging)。因為忽略了電郵禮儀而造成的誤解不少，這樣下去肯定會出現一些社會疏失。

出版社Hyperion Books主編施瓦爾貝（Will Schwalbe ）和紐約時報編輯希普利（David Shipley ）合撰的新書「電郵手則（Send）」中提供了從電郵到即時通信息中的網路溝通禮儀。

他們最重要的兩個課題分別是：「在寄前先想一想」以及「當其他發信者犯錯時，原諒與忘記他們吧」。

那麼，甚麼是關於電郵守則呢？為何我們寄了這麼多電子信息？為何人們會不記得寫過的東西都會留下無法擦拭的電子記錄？為何我們忘記要去仔細編寫信息，好讓收信人瞭解意義不需猜測？

一開始，電郵並非想像中那麼早出現。眾所皆知，美國線上（The America Online）在1989年之前還沒個影呢！現在，每週數不清的電郵被寄出。美國公司工作者一天中至少花了25％的時間在電郵上；好幾小時在掌上型電子通訊器材上。在2009年，布什政府預計要將超過1億封的電子信息倒入國家檔案櫃中，2001年柯林頓政府只留下了3千2百萬封電郵，這顯示電郵使用量繼續增加中。

這項新科技大約在最近10年內統馭整個地球。就如同上一代人努力結合第一代電報系統，然後變成生活中的電話一樣，我們正努力適應生活中的電郵系統。我們使用它，然後過度使用它，最後還可能誤用它。

電郵容易導致誤解

假使你沒有有意的將語調帶入電郵中，那麼電郵也沒有辦法傳出這些感受。但，不涉及語調的書寫文字在讀者的心中將會留下空白視窗。

「你開會會遲到嗎？」這是一個簡單的問題。但將此句寫入電郵中時，就會導致南轅北轍的反應。一名在試用期的職工可能會將這樣的句子視為是嚴厲的警告。一位規規矩矩的職員可能將其詮釋為一種汙辱，心理想著：「我總是準時到，為何現在會認為我會晚到呢？」或者它會導致混淆：「為何我會在會議遲到呢？難道在此之前有什麼我需要知道的事情發生了嗎？」。

的確，所有用寫的溝通比起人與人之間見面互動，或甚至是使用電話互動都來的困難些。使用電郵時，你無法像面對面進行談話那樣適時的根據別人的反應來修正你要表達的意思。電郵是所有書寫媒體中最困難的。

傳統信件至少還可以給我們一些幫助我們推測意義的線索。私人信紙寫著公司不同的某件事並給予我們其中的一些暗示，或即使其他格式的電子通訊比起電郵來說誤差都較少。即時信息和短信（texting）比較像，但這些一般用於發送給那些和你有關的社團及好朋友。

電郵的意思很容易被誤解，因為我們在非正式溝通（如和朋友擬訂計畫、向同儕詢問問題）和正式溝通（如應徵工作、向潛力顧客說明）中的界線難以劃清，有時還會導致危險的後果。

發送電子郵件前缺乏考慮

我們發送電子郵件又無可避免的快。如果一個在每天會收到數十封甚至數百封信息位置上的人，他們通常缺乏專心度；這些人對於顧客的需求、態度與情緒時常在變。

在電郵中，人們幾乎都不是自己，他們是生氣的、沒有同情心、缺乏認知、更容易受傷，甚至是更饒舌與口是心非。

對此有一個合理的解釋。在面對面（或聲音）交談中，我們的情緒大腦正不斷地監控對方的反應。我們能分辨出他們的好惡。相反地，電郵溝通無法提供即時的第一手回饋信息。

電郵書寫數目大量的增加，甚至那些以前不需要書寫技巧的工作者也需要使用它。結果我們只是抱怨所收到的電郵數量過多，但最重要且被忽略的是我們傳輸交換信息的品質。

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