【大紀元7月23日訊】

一個項目中文檔管理是十分重要的，我們在企業實行質量管理體系後，就會有很多的電子文檔或硬拷貝的文檔需要管理。那麼，如何保持文檔內容準確，合理，並且，企業所使用的文檔版本一致呢？

文檔管理的過程解決了這個問題。企業中每個部門都有相關的文檔，所以，文檔管理的過程是一個貫穿全局的一個相對獨立的過程。它主要包括文檔審閱，發佈過程，和版本控制等方面的內容。

審閱過程（Review）

下面這個流程圖是審閱的一個基本流程。一個要發佈的文檔，不管是一篇文章也好，也不管是質量管理過程文檔，項目計劃等都必須包括起草，審閱和修改發佈的過程。這個過程不止是針對文檔，對其它需要在成為成品之前需要審閱的產品都有效。

文檔審閱的過程看似簡單，實際上牽扯到的人是很多的。

1． 審閱過程包括審閱主持人，記錄人，文檔的責任編輯，作者，

2． 審閱過程需要確定所有相關角色的代表到場，或者通過某種方式提出意見。

3． 審閱後在得到大家的意見，就需要打分，不通過的文檔就要從新起草，通過又分為幾種情況：

2分代表有較大改動，需要從新審閱

3分代表有一些改動，改動後需要責任編輯審查改動無誤後發表

4分代表有小錯誤，改動後立刻發表

5分代表準確無誤，直接發表

版本管理（Version Control）

並不是說有的文檔或產品都需要版本控制，但是幾乎所有的產品都需要有方法查它的修改歷史。

一般一個比較正式的文檔，比如項目計劃等，需要在文檔中有相關的版本信息，比如：

文檔名稱

版本號

作者

修改歷史

發佈日期

版權信息（比如屬於某公司所有等）

有些較大的公司還會有安全性分級信息

現代企業的文檔浩如煙海，很難用人工管理，所以文檔的版本管理，流程一般都由計算機系統管理。現在比較常用的有Documentum，SharePoint，它們除了支持版本控制外，還支持文檔管理的工作流程。微軟公司的SharePoint在購買了正版的Windows Server2003後是免費的。

在自由軟件界，一些版本控制的軟件如 CVS，Subversion等上面有些工具可以實現工作流管理，此外WFMopen等自由軟件也支持文檔管理流程。

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