何謂知識管理？

當檔案管理做到一定的程度，就進入知識管理的領域裡。知識管理所涉及的四大步驟，是將資料變成資訊，資訊轉化為知識，最後成為智慧，而智慧是利用知識採取正確行動的體現。

(一) 資料

事實、聲音和圖像，表達的是一個描述，沒有制定背景和意義的數位、圖像或聲音。

如 19491001，我們只知道這是一個數位，或者可以看做日期。對於這個數位來說，它就是數位，不表示別的什麼涵義。

(二) 資訊

經過格式化、過濾已經綜合處理有條件的資料，即資料和資料之間的聯繫。如對某先生來說，19491001 可以是一個人的生日，也可以是 PRC 成立的日期。總之，資料和別的方面的資料進行了一個交錯和結合（條件），產生了新的意義。

(三) 知識

有意義的資訊，表現在資訊和資訊之間的關係。譬如天空有烏雲和下雨兩個資訊之間，如果建立一種聯繫，則產生了知識。

(四) 智慧

富有洞察力的智慧，在了解多方面的知識後，能夠預見一些事情的發生和採取行動。譬如大家都覺得 5.1 黃金週去杭州旅遊的車票非常難買（知識），但你已經非常有預見性地購買了車票，領先一步（智慧）。

知識管理的運用

秘書的工作當中，經過資料的蒐集，所產生有用的資訊非常多，不僅是建立人脈的基礎，更是幫助主管開發人脈的有利資源，身為秘書你可以隨時做到：

1. 在主要客戶每年生日時打電話祝賀他嗎？

2. 輕易印出上個月新開發的客戶名單標籤？

3. 輕易的印出某產品的可能購買客戶名單嗎？

4. 隨時隨地查出住在某特定地點的客戶所有名單嗎？

5. 你可以馬上查出任一客戶的電話嗎？

6. 每個月寄一份產品相關資訊給所有的客戶嗎？

秘書是掌握資料的最佳來源，但是如何應用與分享這些資料，就是秘書下一步要努力的目標。並且這些工作並不是主管交代才去認真執行，而是隨手就要負責整理的：

1. 主要客戶的聯繫電話、地址和網路。

2. 經常往來重要客戶的生日、家居狀況、喜好。

3. 重要客戶往來公司的喬遷、週年慶、人事變更。

4. 節慶贈禮每年的項目內容、經手人、價格。

5. 客戶動態、對手商場交易狀況、媒體披露等。

諸如此類的資訊應該隨時提供給主管，作為決策的參考。

簡報管理

多數秘書都需要協助主管擔任製作文案和簡報資料，在準備簡報的過程當中，首先要確認主題，然後開始分綱目，蒐集資料，再做文字檔案，最後才能改變成為簡報的形式。這一連串的動作，叫做簡報管理。

(一) 確認主題

主管所需求的主題是什麼？是商業的說明會還是個人演講，或是參加一項論壇，大概多少時間，可以應用的設備⋯⋯這些都是事前要了解清楚的。

(二) 編制綱目

在確定主題之後，秘書就要把這份主題可能涵蓋的大綱列出來呈送給主管批示，在主管確認增修之後，才能開始為他蒐集資料。

(三) 蒐集資料

蒐集資料不一定只有在網路上才能找到資料，從圖書、雜誌、報紙、期刊等等來源都可以蒐集。對於蒐集的資料必須要能夠註明來源出處，才能夠合法應用。

(四) 文字檔案

所有的簡報形成以前，都必須要經過文字檔案，也就是首先要有一篇文字報告，之後才可能會有簡報產生。這樣的文字檔案也需要秘書事前做好，呈送主管核批之後，才能正式變成簡報格式。

(五) 簡報管理

文字的大綱變成簡報要遵守七的原則，那就是每頁不可超過七行，每行不要超過七個字。等到所有文字做成簡報之後，再考量時間是否足夠，以便調整頁數。最後再將簡報設計加以美化。

剪報整理

秘書必須每天為主管做好剪報工作，就是將當天清早主管還沒有來臨之前，他所應該知道的各種資訊全部都放在桌上，整理成為有系統的資料呈閱。這些剪報最重要的有：

1. 商場重要情報。

2. 競爭對手的動態。

3. 當日股市交易情形。

4. 產品原物料變動。

5. 國內外情勢分析。

6. 當日重要經濟社會新聞提要。

剪報整理要用特別工具，必須整齊劃一，註明來源，並且要將所收來的簡報分類分析，剪報要有空白處以便主管可以加以批示或者轉交相關單位處理。

檔案的分類方法

(一) 性質分類法

又稱標題分類法或科目分類法，即依照業務性質或組織部門分類，如依人事、財務、行銷、企劃等部門或性質分類，此一分類法較適用於組織或業務龐大的公司，優點為檔案簡明清楚。

(二) 字母順序分類法

係將歸檔文件以所屬單位名稱或負責人之姓名，根據英文字母先後順序排列，歸入適當的檔案夾。此一分類最直接也最簡單，快捷方便。

(三) 筆劃順序分類法

以中文字的筆劃數處理的分類方式，依單位名稱的第一個字或負責人姓氏筆劃順序歸檔。

(四) 地理分類法

以顧客的所在地為基準，依地域位置，同一洲、國家、省、市的資料集中歸檔。可依由北到南的順序分類，適用於大企業在各地的分公司資料，依地理位置順序歸檔。

(五) 號碼分類法

號碼分類法是在文件分類後，編上號碼，再依其號碼予以歸檔，使用時只需查看目錄上的號碼，再根據號碼調閱文件資料即可。

有做檔案管理編號的企業，可以有效應用此法；另外，醫療院所之病歷資料管理，或顧客類別為一般消費者，可採身分證號碼、電話號碼為代碼之資料保存方式；如果交易對象為法人之顧客，亦也運用該公司的統一編號為歸檔依據。

(六) 時間分類法

是指不論文件的性質及類別，僅依交易日期、發信日期或收件日期的時間順序存放。

(七) 顏色管理分類法

大都使用於公司成立資料中心時，因檔案數量眾多，利用檔案夾本身顏色來區分類別，如人事部使用綠色檔案夾，財務部使用黃色檔案夾，貿易部使用藍色，其次可再於檔案夾加上色標來標示。

小朋友因為看不懂文字，所以使用符號，或者是大眾熟悉的符號，像是衛生間就用不著寫上「廁所」這些字樣了。@(待續)

摘編自 《優質秘書養成術》 書泉出版社 提供