辦公室生存5法則

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【大紀元8月22日訊】(大紀元記者郭慕法編譯報導)上班族如何方能在職場上春風得意,專家提供5個辦公室生存法則。

★首要專注於重要工作本身

何以許多人常在晚上和週末工作?網路應用公司37 Signals創始人福德(Jason Fried)表示,因為那是他們真正唯一能夠處理事情的時段。

不少人有這樣的經驗:大半天過去了,卻還沒開始處理手頭上最重要的工作。主要問題在於人們常陷入某種棘手困境或是問題之中,尤其辦公中時常「半路殺出程咬金」,這些突如其來的事物許多並非急事,導致個人無法專心處理重要項目,並影響人們的工作效率。

欲解決這個問題,專家建議每天上班首要之務就是處理重要事情,而非將時間先耗費在閱讀電子郵件上。同時建立重視時間管理和工作效率的辦公文化,在這個環境裡,上班族白天時全神貫注在重要工作本身,以俾能在頭腦清醒時候處理完業務,不需要留待下班後繼續未完成的工作。

★能與任何人輕鬆地簡短交談

多數人較喜歡與公司較有名氣或活躍份子交談,特別是聊些熱門話題或公司事務。專家建議跳脫這種模式與更多同事來往,且能進行輕鬆簡短的交談。

辦公室裡每個職務角色都有其重要性。如何能廣結善緣?設法引導對方多談談他們,而不是滔滔不絕講述自己的事蹟。《現代禮儀》(Modern Manners)的編輯法利提議:連番提出問題以進行順利的交談。此外,魏爾德(Wired)在網站上//howto.wired.com/wiki/Make_Small_Talk_at_Parties提供一些有效技巧,教導個人如何與他人進行簡短交談。

★婉轉地引導他人提供創意

如果在會議上直接要求成員提出創意,很可能引來一陣嘲笑,要不然大家就都沉默不語。《新聞週刊》建議換個間接且引導思考的方式,例如,要求成員儘可能提出家人和親友未曾想到的點子。如此一來,比較容易激發個人發揮獨特的想法與靈感。

★自我管理的原則

就業情報雜誌社出版的《辦公室物語》提出了自我管理基本原則和辦公室諫言。儘管許多告戒顯得老生常談,卻常容易遭人忽略。
●察言觀色勿掉入辦公室的政治圈。
●拒絕加入辦公室互吐苦水的牢騷會。
●避免自己做了無知的傳聲筒。
●杜絕利誘,明哲保身。
●少批評、多建議。
●有錯即改,並立即向相關者致歉。
●用溝通代替談判。溝通的要領:善用簡潔清晰的文詞表達事理,還具備「貼心感性」、「激勵成功」或「幽默有趣」,避免「口如利刃,出言傷人」。
●公私分明,儘量不讓私事影響公事。
●將老闆交辦的重要工作,列出工作進度表,每日檢查工作進度,如有困難隨時提出。

★離職時不要過河拆橋

當找到新工作時,有的人拍拍屁股一走了之,或是來個「此處不留爺,自有留爺處」式的告別。專家表示:圓滿離職是每個上班族必修的一門重要課程。由一個人的離職過程,可以評價出其工作態度及品德修為;同時也是新主管評鑑此人是否能克盡職守,與其人際關係好壞的重要參考依據。

《辦公室物語》指點轉職或離職人員工作交接的原則與技巧:

△離職前的溝通:

●找適當的時機向主管誠懇地表達離職意願和原因,雙方溝通出離職的適當時間。

●向主管表達自己對公司和長官栽培的謝意。

●接獲主管批示辭呈後,才正式告知同事和往來客戶離職訊息。

△離職時交接事宜:

●明列每日工作項目、內容和注意事項。

●列出客戶和往來廠商聯絡清單以及往來注意事項。

●向客戶或往來廠商介紹接任同事,感謝對方以往的支持和照顧,請求繼續關照新同事。

●留下聯絡方式方便主管及同事隨時咨詢。

●離職當日當場做最後的說明確認及正式移交。並禮貌地向公司上下員工辭行,並致最高謝意。

△離職後的修為:

●不論離職原因為何,要心存感謝這份工作讓自己得到成長,並結識許多同事與客戶。
千萬不可在離職前後抱怨公司的種種、煽動同事、打擊公司士氣。

●到了新公司履職,切勿批判原公司的制度、產品或破壞其形象。

●不要把與原公司的關係斷得一乾二淨,要把舊公司當「娘家」,新公司當「婆家」,偶而也回娘家探望關懷昔日同事。
(//www.dajiyuan.com)

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