第15章 專案的資源管理

據估計，購買微軟的Microsoft Project的人已達百萬，但是只有極少數的人在使用調動資源的功能。

我對這項估計是心有戚戚焉。每年選修我這門課的人也有上千名，卻只有少數人在從事資源分配的工作。

他們曾經試著分派員工任務，甚至是把組織扁平化，但終因為情況過於複雜，導致許多人就此放棄。

問題是，這是達成進度的關鍵。

假如沒有充分的資源，你的時程將會不切實際，而就我個人的淺見，一個錯誤的時程要比沒有訂定時程更糟糕，因為這麼一來將造成不切實際的預期，當無法在截止日期前完成，又會造成挫折感。

或許你也知道，發展要徑圖牽涉到一個隱含的假設：要有無盡的資源。這是因為我們在估計每一項的任務時，都是獨立作業的。因此當你在繪製要徑圖時，所顯示出的理應是邏輯上可行之事。

在某些時候，你會有兩個工作在邏輯上是可以並行的。然而，這表示同一個人要做兩份工作。假如這兩份工作都是全職的，這麼一來這個人就等於是有兩個時程，當然是行不通的。

由於所隱含的假設是你可以有兩個人手，實際上卻只有一個，所以，除非能妥善地管理資源分配，否則你有的也只不過是一個無法達成的時程。

任務的資源分配

排定時程的第一個問題是估計工作所需的時間，這部分將在第二十四章進行詳細的討論。我們必須從某個人員在接到某項任務之後，需要花多少的工作時數（或天數或週數）完成，才能開始依此排定時程。

若是在規畫階段，你因為不知道到時候會由誰負責這項任務，也就是無法分派給特定人士，只得依照技術類別分派此項任務。

這表示你必須假設被分派到這項任務的人在你需要的領域中具有一定程度的技術；而在該領域的成員必須估計，具有這類技術的人員需要花多久的時間才能完成這項工作。這樣的做法並不完善，但有時候，這是你能做到的最好方法。

接下來你要問的是，那位被指派做這項工作的人員是需要全職投入，還是兼差性質即可。讓我們假設那是一個全職的任務，該位人員必須全心投入這份工作中，直到完成之前都不能兼任其他的職務。

我知道在大多數的組織中，這是一個非常不切實際的做法。大多數的人員都是同時兼任許多的任務。但是，這可能是最好的方法，因此我們就從這開始，才能了解就算是在這種最好的情況下，依然會有許多問題有待解決。

第一個問題是，全職到底是什麼意思？假設我們依照標準安排人員一天工作八小時、一週四十小時（這才是你真正應該做的—把預留加班的時間當成處理意外事件的方式），這樣你就可以推斷某項需要十六個工作小時的任務，需要兩天完成。

然而，這樣的假設會讓你陷入困境。假設真的需要十六個小時的工時，那麼一定要超過兩天才能完成，因為沒有人可以每天從事整整八個小時的生產工作。

工業工程師以PF&D—個人（personal）、疲乏（fatigue）及延遲（delay）—三個理由，將一天八個小時的工作時數減少20%。人們偶爾需要休息一下（個人因素），他們會疲倦（疲乏），而且會因為其他人，或是因為原料、資料或其他資源的短缺而暫停工作（延遲）。

因此，標準的一天工作八個小時，其實只能產生6.4小時的生產工作。這意味著我們十六個小時的任務，需要兩天半才能完成。假設該名工作人員是在星期一早上開始工作，他大約會在星期三的中午左右完成任務。

此時，我們對於工作人員是否能夠把他們80%的工作時間全都化為生產工作的假設，最好也做個評估。

有位仁兄曾經告訴我，他的公司因為有太多的專案未能及時結案，感到非常挫折，而且至今仍不知道原因出在哪裡。根據80%的假設，這家公司似乎擁有足夠的資源。

為了檢驗他們的假設，該公司給每一位專案成員一張很長的紙張，並要求他們每隔一小時就把前一個小時的工作情況記錄下來。進行了兩個星期的檢驗之後，令人驚訝的是，他們發現有許多的團隊成員在專案工作上只投入25%的時間！

難怪沒有一件事是準時完成的！由於工作人員投入在專案上面的時間只有25%，而不是80%，因此完成任務所需要的行事曆，至少是原先計畫的3.2倍。

自從他告知這件事之後，我就非正式地調查了數百人，這些人告訴我，他們也都曾經歷過類似的狀況。他們告訴我，員工花在專案工作上面的時間，至多是50~60%。

時間到哪去了？其中牽涉到許多因素。舉幾個簡單的例子，像是要參加許多與專案無關的會議，許多與專案無關的任務，訓練課程，受到他人的打擾，協助他人進行其他的任務，為了未來的專案做提案報告，規畫下一年度的預算，以及原本以為已經完成的老專案仍有一些問題需要解決，而你又是唯一熟知該項專案的人。

其中有一個因素是大問題：一個人從事兩個以上的專案。我們稍後會對此進行更詳盡的討論。

當然，這其中的訓誡是，對於某一個人員在專案上能夠真正投注的時間，你必須實際點，或是你的行事曆大體上是無法太精確的。

要讓任何一個人能夠在專案上投注80%的工作時間，唯一的方法，就是象徵性地把他們綁在辦公桌旁邊，讓他們待在那裡不動。

在工廠的環境中，因為整個環境基本上就是為了工作人員而設計的，因此80%的數據通常都蠻正確的；工作人員既沒有時間到處走動，也沒有辦法指派去從事其他的事情。然而，對於知識工作者而言，80%的數據是不切實際的。@(待續)

摘編自 《專案管理聖經︰怎樣運用9大知識領域、5大程序成功完成專案》 臉譜出版社 提供

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